Ewidencja sprzętu w firmie - Excel vs program online

Bartek prowadzi firmę hydrauliczną od pięciu lat. Na początku wszystko pamiętał - gdzie jest która wiertarka, komu pożyczył pompę, kiedy trzeba wymienić uszczelki w kompresorze.

Potem firma urosła do dziesięciu osób i dwustu pozycji sprzętu. Bartek dalej prowadził listę w Excelu. Codziennie rano otwierał arkusz, sprawdzał kto ma co zabrać, wieczorem aktualizował. Zajmowało mu to godzinę dziennie.

Któregoś dnia klient zadzwonił z reklamacją - pracownik zostawił u niego pompę trzy tygodnie temu. Bartek sprawdził Excel. Pompa była oznaczona jako "w magazynie". Okazało się, że pracownik "zapomniał zaktualizować".

To był moment, gdy Bartek zaczął szukać czegoś innego.

Excel - dlaczego wszyscy od niego zaczynają

Nic dziwnego że firmy zaczynają od Excela. Jest darmowy (albo już za niego zapłaciłeś w ramach Office), znany i elastyczny. Możesz zbudować dokładnie to co potrzebujesz, bez płacenia za funkcje których nie używasz.

Typowy arkusz ewidencji sprzętu ma kolumny: nazwa, numer seryjny, lokalizacja, przypisane do, data zakupu, wartość. Proste, czytelne, działa. Każdy potrafi to ogarnąć bez szkolenia.

Problem w tym, że Excel projektowano do obliczeń i raportów, nie do śledzenia rzeczy które się ciągle przemieszczają. I w pewnym momencie ta różnica zaczyna boleć.

Kiedy Excel przestaje wystarczać

Nie ma historii zmian

Sprzęt wraca uszkodzony. Sprawdzasz Excel - przypisany do Nowaka. Dzwonisz do Nowaka. "Oddałem tydzień temu". Kto go miał przez ten tydzień? Nie wiadomo, bo Excel nie pamięta poprzednich wartości.

Możesz włączyć historię wersji, ale przeglądanie jej to koszmar. Musisz porównywać pliki sprzed tygodnia, sprzed dwóch tygodni, szukając kiedy konkretna komórka się zmieniła. Nikt tego nie robi.

Wielu użytkowników to katastrofa

Excel na dysku sieciowym? Klasyka. Kowalski otwiera plik, robi zmiany, idzie na kawę. Nowak w tym czasie też otwiera, robi swoje zmiany, zapisuje. Kowalski wraca, zapisuje. Zmiany Nowaka znikają.

Excel w chmurze jest lepszy - OneDrive czy Google Sheets rozwiązują problem jednoczesnej edycji. Ale nadal nie ma kontroli kto co zmienia. Ktoś przypadkiem usuwa wiersz, ktoś nadpisuje formułę, ktoś zmienia format kolumny. I nikt nie wie kto to był.

Zero dostępu mobilnego

Pracownik w terenie chce sprawdzić gdzie jest agregat. Ma otworzyć Excela na telefonie? Przewijać arkusz z 300 wierszami szukając konkretnego numeru seryjnego? Na 5-calowym ekranie, w słońcu, w rękawicach roboczych?

Teoretycznie da się. Praktycznie nikt tego nie robi. Więc dzwoni do biura. Albo po prostu bierze pierwszy lepszy sprzęt i ma nadzieję że nikt nie pytał.

Brak automatyzacji

Sprzęt miał wrócić tydzień temu. Kto o tym wie? Nikt, bo Excel nie wysyła przypomnień. Trzeba ręcznie przeglądać kolumnę "termin zwrotu" i dzwonić do ludzi.

Przegląd techniczny za tydzień. Kto o tym wie? Nikt, bo Excel nie ma kalendarza alertów. Przegląd zostaje przeoczony, sprzęt się psuje, naprawa kosztuje trzy razy więcej.

Darmowy szablon Excel - zacznij dobrze

Skoro i tak zaczynasz od Excela, zrób to porządnie. Przygotowaliśmy szablon z trzema arkuszami.

Pierwszy arkusz to lista sprzętu - nazwa, kategoria, numer seryjny, lokalizacja, wartość zakupu, data zakupu. Podstawowe informacje o każdej pozycji.

Drugi arkusz to wypożyczenia - kto, co, kiedy wziął, kiedy oddał. Ręczne, ale przynajmniej masz gdzie zapisywać.

Trzeci arkusz to historia serwisów - co, kiedy, jaki koszt, kto wykonał. Przydaje się przy planowaniu wymian i negocjacjach gwarancyjnych.

Ten szablon wystarczy dla firmy z 50-100 pozycjami sprzętu i jedną, maksymalnie dwiema osobami które regularnie aktualizują dane.

Kiedy czas na zmianę

Jest kilka sygnałów, że Excel przestaje nadążać.

Pierwszy sygnał: masz więcej niż 100 pozycji sprzętu. Arkusz z tyloma wierszami staje się nieczytelny. Scrollujesz, szukasz, filtrujesz - a i tak nie znajdujesz bo ktoś wpisał "Projektor" zamiast "projektor" i filtr nie łapie.

Drugi sygnał: więcej niż dwie osoby edytuje dane. Konflikty, nadpisywania, błędy. Spędzasz więcej czasu na naprawianiu arkusza niż na faktycznej pracy.

Trzeci sygnał: pracownicy potrzebują dostępu w terenie. Jeśli ludzie poza biurem muszą wiedzieć gdzie jest sprzęt, Excel im tego nie da. Albo będą dzwonić dwadzieścia razy dziennie.

Czwarty sygnał: potrzebujesz historii. Jeśli ważne jest dla Ciebie kto miał sprzęt miesiąc temu, kto go uszkodził, ile razy był w serwisie - Excel tego nie udźwignie. Możesz prowadzić osobne arkusze z logami, ale to kolejna robota którą nikt nie będzie robił.

Co daje dedykowany program

Dedykowany system do ewidencji sprzętu rozwiązuje wszystkie problemy Excela, ale kosztuje. Jeśli zastanawiasz się nad zmianą, sprawdź jak wybrać system ewidencji narzędzi dopasowany do Twojej firmy. Pytanie czy różnica jest warta ceny.

Historia zmian zapisuje się automatycznie. Każde pobranie, każdy zwrot, każda edycja - wiesz kto, kiedy, co. Nie trzeba niczego szukać, system pokazuje oś czasu dla każdej pozycji.

Dostęp z telefonu działa od razu. Otwierasz przeglądarkę, skanujesz kod QR na narzędziu, jeden klik i gotowe. Pracownik w terenie rejestruje pobranie w trzy sekundy, bez dzwonienia do biura.

Przypomnienia wysyłają się same. Termin zwrotu mija - pracownik dostaje powiadomienie. Przegląd za tydzień - kierownik dostaje alert. Nie musisz pamiętać, system pamięta za Ciebie.

Raporty generują się automatycznie. Ile sprzętu jest w każdej lokalizacji, co jest najczęściej używane, co najczęściej się psuje. Dane do podejmowania decyzji zamiast zgadywania.

Ile kosztuje przejście

Subskrypcja dedykowanego systemu to zazwyczaj 99-299 zł miesięcznie, zależnie od liczby użytkowników i funkcji. Toolero w wersji Business kosztuje 99 zł miesięcznie za podstawowy plan.

Etykiety QR to jednorazowy koszt 50-150 zł za 100 sztuk laminowanych. Drukarka etykiet jeśli chcesz drukować sam - 300-600 zł, ale można obejść się bez niej zamawiając gotowe naklejki.

Czas wdrożenia to 2-4 godziny. Import danych z Excela, naklejenie etykiet na sprzęt, krótkie szkolenie zespołu. Następnego dnia system działa.

Zwrot z inwestycji? Jeśli tracisz jeden sprzęt za 500 zł miesięcznie, system zwraca się w dwa miesiące. Jeśli oszczędzasz 4 godziny miesięcznie na szukaniu i aktualizowaniu, przy stawce 50 zł/h to dodatkowe 200 zł oszczędności.

---

Jeśli czujesz, że Excel przestaje wystarczać i chcesz sprawdzić jak działa dedykowany system — wypróbuj Toolero. Import z Excela w 5 minut, 14 dni za darmo, bez karty kredytowej.

Jak wygląda przejście z Excela

Proces jest prostszy niż myślisz.

Eksportujesz dane z Excela do CSV. Zakładasz konto w nowym systemie - większość daje 14 dni za darmo na przetestowanie. Importujesz CSV, system rozpoznaje kolumny i tworzy kartoteki sprzętu.

Następnie drukujesz kody QR i naklejasz na sprzęt. To jedyna czasochłonna część - przy 200 pozycjach zajmie kilka godzin. Ale robisz to raz.

Na końcu krótkie szkolenie dla zespołu. 15 minut wystarczy żeby pokazać jak skanować i rejestrować pobrania. Większość ludzi ogarnia intuicyjnie po pierwszym skanowaniu.

Zostań przy Excelu jeśli...

Excel wystarczy jeśli masz mniej niż 100 pozycji sprzętu, jedna osoba zarządza ewidencją, nie potrzebujesz historii i alertów, zespół nie wymaga dostępu mobilnego. W takiej sytuacji inwestycja w dedykowany system może być przesadą.

Pobierz nasz szablon, prowadź ewidencję porządnie, i wracaj do tematu za rok. Może wtedy sytuacja się zmieni. Może nie.

Zmień na program jeśli...

Czas na dedykowany system gdy sprzętu przybywa ponad sto pozycji, zespół się rozrasta ponad dwie osoby, tracisz kontrolę nad wypożyczeniami, ludzie w terenie potrzebują informacji, albo po prostu masz dość ręcznego aktualizowania.

Bartek z początku artykułu przeszedł na Toolero osiem miesięcy temu. Już nie spędza godziny dziennie na Excelu. Pompy nie giną u klientów. A pracownicy przestali dzwonić z pytaniem "gdzie jest agregat" - sami sprawdzają na telefonie.

To jest różnica między arkuszem a systemem. Arkusz wymaga Twojej ciągłej uwagi. System działa sam.