Ewidencja narzędzi: od chaosu do kontroli w 15 minut
Dodaj sprzęt, przypisz osobom, kontroluj zwroty — bez Excela i papierologii.
Brzmi znajomo?
Narzędzia giną bez śladu
Nikt nie pamięta kto wziął wiertarkę. Szukasz pół dnia, a na koniec kupujesz nową.
Excel nie nadąża
Ręczne wpisy, nieaktualne dane, brak historii. Arkusz kalkulacyjny to nie system ewidencji.
Straty rosną co miesiąc
Duplikaty zakupów, przeterminowane kalibracje, kary na audytach. To kosztuje tysiące rocznie.
3 kroki do pełnej kontroli
Od pierwszego narzędzia do kompletnej ewidencji w kilka minut.
Dodaj sprzęt do systemu
Zacznij od dodania narzędzi do bazy. Możesz wprowadzać sprzęt ręcznie — podając nazwę, kategorię, numer seryjny i lokalizację — lub zaimportować całą listę z pliku CSV. Do każdego narzędzia dodasz zdjęcia, dokumentację techniczną i załączniki. System automatycznie nadaje unikalne ID i pozwala wygenerować etykiety z kodami QR do nadruku. Naklejasz je na narzędzia i od tego momentu wystarczy zeskanować kod telefonem, żeby zobaczyć pełne dane sprzętu. Cała ewidencja narzędzi jest dostępna z komputera i telefonu — w magazynie, na budowie czy w biurze.
Wydaj i kontroluj na bieżąco
Wydanie sprzętu to kilka sekund. Wybierz narzędzie z listy lub zeskanuj jego kod QR, wskaż osobę odbierającą — pracownika lub klienta zewnętrznego — i ustaw planowaną datę zwrotu. System rejestruje kto, co i kiedy pobrał. W panelu widzisz na żywo status każdego narzędzia: dostępne, wypożyczone czy w serwisie. Przed terminem zwrotu system automatycznie wysyła powiadomienia e-mail, a przekroczenia oznacza alertem. Jeśli prowadzisz wypożyczalnię, możesz też zarządzać rezerwacjami i unikać podwójnych rezerwacji dzięki kalendarzowi dostępności.
Przyjmij zwrot, analizuj dane
Przy zwrocie otwierasz wypożyczenie na liście lub skanujesz kod QR narzędzia, oceniasz stan techniczny i zamykasz operację. Możesz dodać notatki o uszkodzeniach lub zużyciu. Pełna historia każdego narzędzia — wszystkie wydania, zwroty, serwisy — zostaje w systemie. Raporty dają Ci obraz tego, co dzieje się z Twoim sprzętem: które narzędzia są najczęściej wypożyczane, które generują koszty serwisowe, a które stoją niewykorzystane. Eksportujesz dane do CSV i podejmujesz decyzje na podstawie faktów, nie domysłów.
Wszystko czego potrzebujesz
Toolero zastępuje arkusze, zeszyty i karteczki jednym systemem.
Ewidencja sprzętu
Pełna baza narzędzi z kodami QR, numerami seryjnymi, zdjęciami i dokumentacją. Zawsze pod ręką.
Wypożyczenia i rezerwacje
Wydawanie i zwroty z rejestracją dat i osób. Kalendarz dostępności z wykrywaniem konfliktów.
Kody QR
Skanuj telefonem — natychmiast widzisz kto ma narzędzie, od kiedy i kiedy planowany zwrot.
Powiadomienia
Automatyczne przypomnienia o zwrotach, przeglądach i rezerwacjach. System pilnuje terminów za Ciebie.
Raporty i eksport
13 typów raportów. Kontroluj koszty, obłożenie i historię. Eksport do CSV jednym kliknięciem.
Serwisy i przeglądy
Planuj kalibracje, konserwacje i przeglądy techniczne. Nigdy nie przegap terminu.
Sprawdzone w praktyce
Zobacz jak firmy z różnych branż rozwiązały problemy z zarządzaniem sprzętem dzięki Toolero.
Firma budowlana
32 pracowników, 3 budowy jednocześnieNarzędzia ginęły na budowach, nikt nie wiedział kto ma sprzęt. Straty sięgały kilkunastu tysięcy złotych rocznie na zakup duplikatów.
Wdrożono Toolero z kodami QR. Każde wydanie i zwrot jest rejestrowane. Magazynier skanuje kod przy wydaniu — cała operacja trwa kilka sekund.
85% mniej zagubionych narzędzi, pełna rozliczalność pracowników, oszczędność 12 000 zł rocznie.
Firma produkcyjna
Zakład produkcyjny, 150+ narzędzi pomiarowychBrak kontroli nad terminami kalibracji i przeglądów. Narzędzia pomiarowe traciły ważność certyfikatów, co groziło karami przy audytach.
Wdrożono moduł serwisów z automatycznymi przypomnieniami. Każde narzędzie ma przypisany harmonogram kalibracji i przeglądów.
100% terminowych kalibracji, zero kar za przeterminowane certyfikaty, pozytywny wynik audytu ISO.
Wypożyczalnia sprzętu
Wypożyczalnia narzędzi budowlanych, 80+ pozycjiChaos w wypożyczeniach, ręczne notatki w zeszycie, zgubione rezerwacje. Klienci czekali na sprzęt który okazywał się niedostępny.
Wdrożono moduł klientów i rezerwacji. Kalendarz dostępności online, automatyczne powiadomienia e-mail o zbliżającym się terminie zwrotu.
40% więcej wypożyczeń dzięki lepszej organizacji, zero podwójnych rezerwacji, wyższa satysfakcja klientów.
Najczęściej zadawane pytania
Odpowiedzi na pytania, które najczęściej słyszymy od nowych użytkowników.
Czy obsługa systemu jest trudna?
Nie. Toolero jest prostsze niż Excel. Dodawanie narzędzi, wydawanie i zwroty to kwestia kilku kliknięć. Pracownicy uczą się obsługi w 5 minut, bez żadnych szkoleń IT.
Czy mogę zarządzać sprzętem z telefonu?
Tak. Toolero działa w pełni na telefonach i tabletach. Możesz wydawać sprzęt, skanować kody QR i sprawdzać statusy narzędzi z dowolnego miejsca - w magazynie, na budowie czy w trasie.
Czy system nadaje się jednocześnie do firmy i wypożyczalni?
Tak. Toolero obsługuje zarówno wydawanie sprzętu pracownikom wewnątrz firmy, jak i wypożyczenia klientom zewnętrznym. Możesz prowadzić bazę klientów, rejestrować kaucje i generować umowy PDF.
Jak wygląda wydawanie sprzętu krok po kroku?
Wybierasz narzędzie z listy lub skanujesz jego kod QR, wskazujesz osobę odbierającą (pracownik lub klient), ustawiasz planowaną datę zwrotu i zatwierdzasz. Cała operacja trwa 10-15 sekund.
Czy mogę zaimportować dane z Excela?
Tak. Toolero obsługuje import danych z plików CSV. Eksportujesz swój Excel do CSV, a następnie importujesz bezpośrednio do systemu. Cała migracja zajmuje kilka minut.
Czy kilka osób może pracować w systemie jednocześnie?
Tak. Wszyscy użytkownicy mogą pracować w systemie w tym samym czasie - na komputerach i telefonach. Zmiany widoczne są natychmiast dla wszystkich. Nie ma limitów jednoczesnych sesji.
Zobacz również
Ewidencja narzędzi
Prowadź pełną ewidencję narzędzi i kontroluj ich wykorzystanie
Dowiedz się więcej →Raporty i analityka
13 typów raportów w 5 grupach. Analizuj wykorzystanie, koszty i rentowność sprzętu
Dowiedz się więcej →Umowy wypożyczenia
Generuj umowy z szablonów, zbieraj podpis elektroniczny na urządzeniu
Dowiedz się więcej →Gotowy zobaczyć to w praktyce?
Załóż darmowe konto i przekonaj się jak Toolero może uporządkować zarządzanie sprzętem w Twojej firmie.
Wypróbuj za darmo – 14 dniBez karty kredytowej. Pełny dostęp do wszystkich funkcji.