Wszystko, czego potrzebuje wypożyczalnia - w jednym systemie

Sprzęt drobny i masowy - pasy, śruby, kaski - liczysz ilościowo zamiast po sztuce, w wybranej jednostce. Widzisz stan łączny, dostępny, uszkodzony i wycofany, więc panujesz nad magazynem, którego nie da się rozpisać na pojedyncze numery seryjne.

Definiujesz typ sprzętu raz - domyślną stawkę, jednostkę najmu, kaucję, kategorię i zdjęcie - a każdy podpięty egzemplarz dziedziczy te ustawienia. Dodanie kolejnej sztuki to chwila, a cennik i dane zostają spójne w całej flocie.

Śledzisz zużywalne części - filtry, paski, przeglądy - per sztuka, a system planuje serwisy i sygnalizuje gotowość kolorem: zielony, bursztynowy, czerwony. Firmowy dashboard pokazuje, co wymaga akcji, zanim sprzęt odmówi posłuszeństwa na budowie.

Widok w stylu Gantta pokazuje zajętość całej floty i pojedynczego narzędzia: wynajmy, rezerwacje i serwisy na jednej osi czasu. Nakładające się terminy system wychwytuje sam, więc planujesz wydania bez ryzyka, że obiecasz sprzęt dwóm klientom naraz.

Jeden wynajem to dowolnie wiele narzędzi wydanych razem w grupie WYP-: osoba odpowiedzialna, daty, klient lub pracownik, kaucja, sposób dostawy i usługi dodatkowe. System od razu wykrywa konflikt z rezerwacjami, więc nie wydasz sprzętu obiecanego komu innemu.

Przyjmujesz zwrot pojedynczo, całą transakcją lub wsadowo i od razu określasz stan: dobry, drobne uszkodzenie, poważne albo zgubiony. Opłata za opóźnienie nalicza się przy zwrocie automatycznie, więc nie musisz jej liczyć ręcznie ani o niej zapominać.

Wydłużasz wynajem o kolejne dni lub do wskazanej daty, pojedynczo albo całą transakcją. System przelicza koszt i sprawdza, czy sprzęt jest wolny w nowym terminie, więc przedłużenie nie zderzy się z czyjąś rezerwacją.

Ustawiasz kwotę kaucji przy wydaniu, oznaczasz ją jako wpłaconą lub nie i rozliczasz przy zwrocie. Depozyt pilnuje, że drogi sprzęt wróci, a Ty masz jasny ślad, ile i od kogo pobrałeś - bez liczenia na karteczkach.

Sprawdzasz w czasie rzeczywistym, czy dany sprzęt jest wolny w interesującym Cię okresie, ze szczegółami ewentualnej kolizji. Odpowiadasz klientowi od ręki, zamiast obiecywać "sprawdzę i oddzwonię" i ryzykować, że termin już jest zajęty.

Zamieniasz rezerwację w aktywny wynajem jednym kliknięciem, z zachowaniem dat i danych klienta. Nic nie przepisujesz przy odbiorze, więc to, co ustaliłeś przy rezerwacji, płynnie przechodzi w transakcję i dalej w rozliczenie.

Widok kalendarzowy pokazuje dostępność floty z zaznaczonymi zarezerwowanymi okresami i kolizjami terminów. Zamiast zgadywać z listy, na jeden rzut oka widzisz, kiedy sprzęt jest wolny, a kiedy obiecany komuś innemu.

Pracownik w terenie zgłasza zwrot aktywnego najmu z maksymalnie pięcioma zdjęciami stanu, notatkami i opcjonalnym podpisem. Nie finalizuje go sam - kieruje do akceptacji managera, więc masz udokumentowany stan sprzętu, zanim ktokolwiek przyjmie go do magazynu.

Manager ogląda zdjęcia, stwierdza stan - dobry, drobne, poważne uszkodzenie lub zgubiony - i dodaje notatki inspektora. Dopiero po jego akceptacji zwrot jest przetwarzany, więc decyzja o potrąceniu z kaucji opiera się na dowodach, nie na słowie.

Prowadzisz każdy serwis przez statusy od zaplanowanego, przez w trakcie, po zakończony lub anulowany, i zamykasz go z rzeczywistym kosztem oraz notatkami. Zawsze wiesz, co jest w naprawie i ile Cię to realnie kosztowało.

Widzisz zaplanowane przeglądy na najbliższe dni, uszeregowane po dacie. Priorytetyzujesz naprawy zawczasu, zamiast łapać się za głowę, gdy sprzęt wypada z obiegu w środku sezonu albo tuż przed dużym wynajmem.

Pełna historia serwisowa każdej sztuki - koszty, wykonawcy i daty wszystkich napraw - w jednym miejscu. Widzisz, który egzemplarz generuje najwięcej kosztów i kiedy przestaje się opłacać, zamiast wydawać na naprawy bez końca.

Dokładasz do wynajmu usługi takie jak transport, ubezpieczenie czy operator - kwotowo lub procentowo. Klasy dostawy z pojemnością kursu same wyliczają, ile transportów potrzeba, więc dowóz sprzętu wyceniasz realnie, a nie na oko.

Ustawiasz zmienne ceny w zdefiniowanych okresach - dopłatę lub rabat procentowy z priorytetem stosowania. W szczycie sezonu zarabiasz więcej, a w martwym okresie łatwiej przyciągasz klientów, bez ręcznej podmiany cennika co kilka tygodni.

Kalkulator pokazuje rozbicie ceny dla wybranego modelu i czasu najmu, krok po kroku po drabince, w trybie netto lub brutto. Podajesz klientowi konkretną kwotę od ręki i wiesz dokładnie, z czego się składa, zanim wystawisz wynajem.

Wysyłasz fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w formacie FA(3), sprawdzasz status, pobierasz UPO i ponawiasz nieudane wysyłki, a numer referencyjny ląduje na PDF. Obowiązkowy KSeF masz obsłużony w systemie, bez przeklejania faktur do osobnego narzędzia.

Eksportujesz rozliczenia zbiorczo do CSV z filtrami po dacie, statusie i kliencie, a wyeksportowane pozycje system oznacza. Księgowa dostaje gotowy plik, a Ty nie wysyłasz dwa razy tego samego ani nie przepisujesz kwot z ekranu.

Skanujesz kod QR albo wpisujesz numer seryjny i oznaczasz sprzęt jako obecny, ze znacznikiem czasu i osoby. Spis idzie szybko i bez pomyłek, a każda pozycja dostaje status: sprawdzona, niesprawdzona, uszkodzona lub zgubiona.

Dostajesz listę sprzętu, którego nie znaleziono w spisie, z gotowymi akcjami: oznacz jako zgubiony lub skieruj do wyjaśnienia. Braki wychodzą na jaw od razu po sesji, a nie dopiero wtedy, gdy sprzęt jest komuś pilnie potrzebny.

Zamykasz sesję z blokadą edycji i generujesz raport PDF: sprzęt obecny, brakujący i uszkodzony wraz z podsumowaniem. Masz dokument do archiwum i rozmów z zespołem czy ubezpieczycielem, a nie tylko liczby, które znikają po zamknięciu ekranu.

Trzymasz klientów firmowych i indywidualnych z danymi kontaktowymi, historią wypożyczeń i autouzupełnianiem, z filtrami i paginacją. Przy kolejnym wynajmie widzisz od razu, kim jest klient i jak układała się dotychczasowa współpraca.

Zanim wydasz sprzęt, jednym kliknięciem sprawdzasz status VAT i rejestr upadłości kontrahenta, a system nadaje znacznik zaufania z okresem ważności. Mniej ryzyka, że drogi sprzęt trafi do niewypłacalnej firmy - decyzję podejmujesz na danych, nie na przeczuciu.

System ocenia rzetelność klienta na podstawie historii wypożyczeń - jak wcześniej oddawał sprzęt i płacił. Przy stałych i nowych klientach łatwiej decydujesz, komu podnieść limit czy kaucję, a komu lepiej wypożyczać ostrożniej.

PESEL i numer dokumentu przechowujesz zaszyfrowane i widoczne w formie zamaskowanej, a ich odsłonięcie wymaga podania powodu i trafia do pełnego audytu: kto, kiedy, dlaczego i z jakiego IP. Twardy argument RODO, a nie luźne pole tekstowe z wrażliwymi danymi.

Prowadzisz ewidencję partnerów - podnajem, resellerów, serwisantów - ze statystykami, historią współpracy i audytem operacji. Wiesz, ile sprzętu poszło przez pośredników i jak się z nimi rozliczasz, zamiast trzymać to w osobnym arkuszu.

Automatycznie wypełniasz szablon danymi konkretnego wynajmu - pojedynczego lub wielosprzętowego - i generujesz podgląd HTML oraz PDF. System weryfikuje integralność dokumentu i potwierdza, że nie został po drodze zmieniony, więc masz pewność, co klient podpisał.

Klient podpisuje umowę palcem na tablecie czy telefonie przy wydaniu albo zdalnie przez link z kodem OTP na e-mail. To podpis elektroniczny zwykły (SES) z pełnym śladem dowodowym - osobą, datą i adresem IP - więc rezygnujesz z drukowania i skanowania kartek.

Do każdej sztuki i do wynajmu załączasz instrukcje, certyfikaty, gwarancje, faktury i raporty serwisowe metodą przeciągnij i upuść. Wszystko leży bezpiecznie w chmurze w UE i jest pod ręką, gdy klient albo inspektor pyta o dokument sprzętu.

Zapraszasz użytkowników e-mailem, nadajesz role, resetujesz hasła oraz aktywujesz i dezaktywujesz konta z jednego widoku. Liczba osób w zespole jest nielimitowana na każdym planie, więc dopisujesz kolejnego pracownika bez patrzenia na koszt licencji.

Masz pełną historię zmian - kto, kiedy i co zmienił, na jakiej encji - z filtrowaniem po użytkowniku, akcji i dacie oraz historią konkretnego rekordu. Gdy coś się nie zgadza, dochodzisz kto to zrobił, zamiast szukać winnego po omacku.

Na żądanie eksportujesz dane osobowe użytkownika do pliku JSON i usuwasz konto. Obowiązki z RODO - prawo do danych i do bycia zapomnianym - realizujesz kilkoma kliknięciami, a nie ręcznym wyszukiwaniem danych po całym systemie.

Na jednym ekranie masz podsumowanie wynajmów, przychodu i klientów, nadchodzące zwroty, przeterminowane wynajmy, oczekujące rezerwacje oraz wygasające dokumenty i materiały. Zaczynasz dzień od tego, co naprawdę wymaga reakcji, zamiast klikać po całym systemie.

W planie Pro dochodzą rentowność i marże, wartość życiowa klienta i churn, cykl życia oraz amortyzacja sprzętu i sezonowość popytu. To spojrzenie "ile naprawdę zarabiam", a nie tylko ile wypożyczyłem - podstawa poważnych decyzji o flocie i cenach.

Każdy raport wyeksportujesz do pliku CSV i pracujesz dalej na danych w arkuszu albo przekazujesz je księgowości czy zarządowi. Analiza nie kończy się na ekranie Toolero - dane są Twoje i ruszasz z nimi tam, gdzie potrzebujesz.

Eksportujesz sprzęt, wynajmy, serwisy, pracowników, klientów i rezerwacje do CSV z filtrami, podglądem liczby wierszy i poprawnym kodowaniem polskich znaków. Dane oddają Ci się w formie gotowej do arkusza czy księgowości, bez rozjechanych ogonków.

Automatyczne przypomnienia mailowe pilnują zbliżających się i przeterminowanych zwrotów, serwisów oraz wygasających dokumentów i materiałów. Termin nie umknie ani Tobie, ani klientowi, a Ty nie wysyłasz upomnień ręcznie z własnej skrzynki.

Zgłaszasz problem, prowadzisz historię komentarzy i śledzisz status - otwarte, w toku, rozwiązane, zamknięte - z powiadomieniem przy każdej zmianie. Sprawa nie ginie w mailach, a Ty widzisz, na jakim etapie jest odpowiedź.

Baza wiedzy z poradnikami i FAQ, z wyszukiwaniem, kategoriami i wersją w dwóch językach. Zespół znajduje odpowiedź sam, zamiast czekać na support, więc szybciej wdrażasz nowe osoby i rzadziej utykasz na "jak to zrobić".

W jednym miejscu ustawiasz dane firmy i dane prawne, logo, terminologię (tryb Wypożyczalnia albo Ewidencja) oraz konfigurację powiadomień. Cały profil działalności trzymasz pod kontrolą i dopasowujesz system do tego, jak naprawdę pracujesz.

Podglądasz plan, limity i zużycie oraz skutki ewentualnej zmiany, a potem sam robisz upgrade od razu lub downgrade na koniec okresu, anulujesz i reaktywujesz subskrypcję. Kontrolę nad kosztem masz w panelu, nie w mailach do handlowca.

Dla planów sezonowych definiujesz miesiące sezonu i poza nim płacisz niższą ratę, z kontrolą zapisów w module klienckim poza sezonem. Wypożyczalnia narciarska czy kajakowa nie płaci pełnej stawki za miesiące, w których sprzęt i tak stoi.

W planie Enterprise usuwasz oznaczenia Toolero z publicznych stron i dokumentów. Klient widzi wyłącznie Twoją markę, a nie informację, na jakim systemie działasz - wypożyczalnia wygląda w pełni jak Twoja.

Publiczna strona z Twoim sprzętem pokazuje modele, ceny z drabinki, zdjęcia, kategorie i wyszukiwarkę, a widoczność sterujesz osobno dla każdego modelu. Klient ogląda ofertę o każdej porze, a Ty nie odpisujesz w kółko na pytania "co macie i za ile".

Klient sam widzi wolne i zajęte terminy - dzienne i godzinowe - z wyszarzonymi niedostępnymi slotami i wyborem zakresu dat. Rezerwuje tylko to, co faktycznie wolne, więc nie umawiacie się na sprzęt, którego w danym dniu nie ma.

Klient składa rezerwację prosto z koszyka - wiele pozycji na wspólny termin - a system tworzy grupę RES- ze sprawdzeniem kolizji i wysyła e-mail potwierdzający. Zamówienie trafia wprost do systemu, także po godzinach, bez Twojego udziału przy każdym kroku.

Ten sam katalog udostępniasz pod adresem partnera, a rezerwacje z niego są otagowane tym partnerem. Podnajem i współpracę z pośrednikami prowadzisz przejrzyście, wiedząc, które zamówienia przyszły z którego kanału.

Feed sitemap z publicznymi katalogami i widocznymi modelami sprawia, że Twój sprzęt indeksuje się w wyszukiwarkach. Klienci trafiają na ofertę z Google, a nie tylko z bezpośredniego linku, więc katalog realnie przyciąga nowy ruch.

Zakładasz konto firmy na e-mail i hasło, potwierdzasz adres i logujesz się od ręki. Hasła są u nas bezpiecznie zabezpieczone, więc dostęp do danych o sprzęcie i klientach masz chroniony od pierwszego kliknięcia.

Wchodzisz do systemu jednym kliknięciem przez konto Google, a nowe konta domykają rejestrację w tym samym kroku. Zespół nie musi pamiętać kolejnego hasła, a Ty rzadziej resetujesz dostęp komuś, kto je zgubił.

Samodzielnie zmieniasz i resetujesz hasło przez e-mail, także z pomocą administratora, i wylogowujesz się z sesji. Sesja jest bezpieczna i odświeża się automatycznie, więc praca nie urywa się co chwilę na ponowne logowanie.

Prowadzony pierwszy setup przechodzi Cię krok po kroku przez konfigurację i śledzi ukończone etapy. Zamiast błądzić po pustym systemie, wiesz dokładnie, co ustawić najpierw, i szybko ruszasz z realną pracą.

Z systemu korzystasz w przeglądarce na telefonie, tablecie i komputerze, bez instalacji, i możesz dodać go do ekranu głównego jako aplikację (PWA). Sprzęt wydajesz i skanujesz przy ladzie czy na budowie tym, co masz w kieszeni.

Interfejs działa w pełni po polsku i po angielsku. Zespół pracuje w swoim języku, a obcojęzycznych pracowników czy klientów obsłużysz bez tłumaczenia na kolanie - jeden system dla dwujęzycznego zespołu.

Wybierasz tryb pracy: ewidencja sprzętu wewnętrznego albo pełna wypożyczalnia z umowami, KSeF i cennikami. Terminologia i domyślne zachowania dopasowują się same, więc system mówi Twoim językiem, a nie odwrotnie.