Ile kosztuje zaginiony sprzęt? Kalkulator strat dla firm

W marcu zniknął laser krzyżowy za 3 200 zł. W kwietniu — szlifierka kątowa Bosch za 1 800 zł. W maju Piotr przestał liczyć.

Piotr prowadzi firmę remontową w Poznaniu. Piętnastu pracowników, cztery busy, projekty po całym mieście. Przez dwa lata prowadził ewidencję sprzętu "na oko" — zeszyt w magazynie, zaufanie do ludzi, własna pamięć. Ile kosztuje zaginiony sprzęt w takiej firmie? Piotr nie miał pojęcia. Wiedział tylko, że "coś tam się gubi".

Potem zrobił inwentaryzację.

Brakowało sprzętu za 47 tysięcy złotych.

"Myślałem, że może z dziesięć tysięcy" — powiedział mi przez telefon. Głos mu się zmienił, jakby sam jeszcze nie mógł w to uwierzyć. "Trzy wiertarki Hilti, dwa lasery, szlifierki, całe wiadro drobiazgów. Czterokrotnie się pomyliłem."

Cisza, którą znał każdy właściciel firmy

Zapytaj dowolnego właściciela firmy ile sprzętu zginęło w tym roku. Dostaniesz wymijającą odpowiedź — "kilka rzeczy się zagubiło", "coś tam było". Wszyscy mówią tym samym tonem. Lekko zakłopotanym, lekko bagatelizującym.

Zapytaj ile to kosztowało.

Cisza. Bo nikt tego nie liczy.

Piotr też nie liczył. Przez dwa lata. A te "kilka rzeczy" urosło do sumy, za którą mógłby kupić nowego busa. Zaginiony sprzęt kosztuje firmy 5-15% wartości posiadanego wyposażenia rocznie — i dotyczy to każdej branży. Budowlanki, produkcji, eventów, firm IT, placówek medycznych, wypożyczalni.

Ale Piotr nie wiedział o statystykach. Wiedział tylko, że coś jest nie tak, gdy w połowie roku zabrakło mu budżetu na nowe narzędzia.

Jak Piotr gubił pieniądze, nie gubiąc niczego

Pewnego dnia Piotr opowiedział mi historię, która wyjaśnia więcej niż jakiekolwiek badanie.

Poniedziałek. Tomek, monter, bierze laser na pomiary u klienta na Jeżycach. Nie zapisuje w zeszycie — "bo zaraz wrócę". Nie wraca, jedzie prosto na kolejne zlecenie. Laser zostaje w bagażniku. We wtorek Marek szuka lasera na magazynie. Nie ma. Dzwoni do ludzi, nikt nie wie. Marek jedzie do Castoramę i kupuje nowy. W piątek Tomek otwiera bagażnik i mówi: "O, laser. Zapomniałem."

Dwa lasery. Jeden w bagażniku, drugi w biurze. W zeszycie — jeśli w ogóle jest wpis — widnieje jeden.

Pomnóż to przez 50 pozycji sprzętu i 12 miesięcy. Ile razy Ci się to zdarzyło?

A potem są "pożyczenia". Pracownik odchodzi — laptop "przypadkiem" zostaje u niego w domu. Podwykonawca bierze sprzęt pomiarowy "na weekend" i zapomina oddać. Znajomy właściciela pożycza kamerę "na chwilę" — półtora roku temu.

Nikt nie kradnie. Wszyscy tylko "pożyczają".

I jest jeszcze to miejsce. W każdej firmie jest taki kąt. Półka, szafka, karton. Cmentarzysko sprzętu "do naprawy". Drukarka się zacięła — do naprawy. Laptop ma problem z baterią — do naprawy. Aparat nie ostrzy — do naprawy. Rok później ktoś kupuje nowe, bo stare "gdzieś zaginęły".

A one leżą na tej półce. Czekają.

Moment, w którym Piotr wziął kartkę

W czerwcu Piotr wrócił z weekendu i usiadł przy biurku z kalkulatorem. Chciał zobaczyć prawdę.

Zsumował wartość sprzętu firmowego. Elektronarzędzia, maszyny, urządzenia pomiarowe, sprzęt specjalistyczny. Nie liczył drobnych akcesoriów — tylko to, co kosztuje powyżej 500 zł za sztukę. Wyszło 340 tysięcy złotych.

Potem przemnożył. Badania branżowe mówią jasno:

• 5-8% wartości sprzętu rocznie — jeśli masz podstawową ewidencję
• 10-15% — jeśli nie masz żadnego systemu
• 2-3% — jeśli używasz cyfrowego śledzenia z kodami QR

Piotr nie miał systemu. Miał zeszyt, który nikt nie otwierał. Więc pomnożył 340 000 przez 12%.

40 800 zł rocznie. Co miesiąc znikało coś za 3 400 zł. Cicho, bez dramatu, bez winnych.

Możesz zrobić ten sam rachunek. Weź kartkę. Zsumuj wartość sprzętu firmowego. Pomnóż przez procent — 12% bez ewidencji, 8% z Excelem, 5% z regularną kontrolą.

To jest Twoja roczna strata.

Co Piotr zrobił — i czego nie zrobił

Pierwsza myśl Piotra brzmiała: "zatrudnię kogoś do pilnowania". Znał siebie — wiedział, że sam nie opanuje chaosu. Ale magazynier za 5 000 zł miesięcznie przy piętnastu pracownikach to za dużo.

Druga myśl: "będę ostrzej kontrolował". Zaczął sprawdzać busy na koniec dnia, żądał raportów, groził potrąceniami.

Skończyło się po dwóch tygodniach. Ludzie zaczęli ukrywać problemy zamiast je zgłaszać. Zagubiony sprzęt? Lepiej nie mówić, może się znajdzie. Uszkodzony? Schować, może nikt nie zauważy. Kontrola przez strach nie działa. Piotr przekonał się o tym na własnej skórze.

Trzecia myśl — ta właściwa — przyszła od kolegi z branży: "Potrzebujesz systemu, który nie wymaga wysiłku."

Zasada okazała się prosta. Jeśli zapisanie wypożyczenia zajmuje 30 sekund — ludzie to zrobią. Jeśli 5 minut — odpuszczą. Papierowy zeszyt w magazynie? Nikt nie pójdzie specjalnie żeby zapisać. Excel na komputerze kierownika? Pracownik w terenie nie ma do niego dostępu. Jeśli zastanawiasz się nad wyborem między Excelem a dedykowanym programem, odpowiedź zależy od skali — ale kierunek jest jeden.

Na budowie warto zacząć od sprawdzonych metod zapobiegania zgubieniom narzędzi, zanim straty wymkną się spod kontroli.

Piotr wdrożył system z kodami QR. Każdy sprzęt dostał naklejkę. Każde pobranie — skan telefonem. Trzy sekundy i gotowe. Żadnego zeszytu, żadnego Excela.

I jeszcze jedno. Każdy pracownik wiedział co jest "jego". Nie "dbajcie o sprzęt" — ale "ten laptop LP-015 jest przypisany do Ciebie i odpowiadasz za niego". Kiedy Tomek wiedział, że laser LK-003 jest na niego, nagle zaczął go odkładać na miejsce. Zgłaszał uszkodzenia od razu. Pilnował, żeby nikt nie "pożyczył".

To nie była kwestia zaufania. To była kwestia jasnych zasad.

Sześć miesięcy później — liczby, które mówią wszystko

Piotr zadzwonił do mnie w grudniu. Słyszałem, że się uśmiecha.

"Zrobiłem drugą inwentaryzację" — powiedział. "Braki? 2 100 złotych. Głównie drobnica i jeden sprzęt uszkodzony w transporcie."

Przeczytam to jeszcze raz. Pierwsza inwentaryzacja: braki za 47 000 zł. Druga, pół roku później: 2 100 zł.

Różnica? System, który kosztował 249 zł miesięcznie.

Piotr nie musiał nikogo zwalniać. Nie musiał stawiać kamer. Nie musiał grozić karami. Wystarczył system, w którym zapisanie pobrania trwa trzy sekundy i każdy wie, co jest na niego.

Wystarczyło przestać zgadywać i zacząć wiedzieć.

Jeden krok, który możesz zrobić jutro

Nie musisz od razu wdrażać systemu. Zacznij od inwentaryzacji. Policz wszystko, spisz, porównaj z tym co myślałeś że masz.

Jeśli różnica jest mała — gratulacje, masz porządek. Jeśli duża — wiesz już, że problem istnieje. A świadomość to pierwszy krok.

Piotr wybrał kontrolę. 45 tysięcy złotych rocznie oszczędności mówi samo za siebie.

Sprzęt nie przestanie znikać sam z siebie. Pytanie tylko, czy wolisz to kontrolować — czy udawać, że problemu nie ma.