Bartek prowadzi firmę hydrauliczną od pięciu lat. Na początku wszystko pamiętał - gdzie jest która wiertarka, komu pożyczył pompę, kiedy trzeba wymienić uszczelki w kompresorze.
Potem firma urosła do dziesięciu osób i dwustu pozycji sprzętu. Bartek dalej prowadził ewidencję sprzętu w Excelu. Codziennie rano otwierał arkusz, sprawdzał kto ma co zabrać, wieczorem aktualizował. Zajmowało mu to godzinę dziennie.
Któregoś dnia klient zadzwonił z reklamacją - pracownik zostawił u niego pompę trzy tygodnie temu. Bartek sprawdził Excel. Pompa była oznaczona jako "w magazynie". Okazało się, że pracownik "zapomniał zaktualizować".
To był moment, gdy Bartek zaczął szukać czegoś innego.
Krótka odpowiedź, jeśli się spieszysz: ewidencja sprzętu w Excelu wystarcza, dopóki masz mniej więcej do stu pozycji i jedną, dwie osoby, które ją aktualizują. Gdy sprzęt krąży między ludźmi, budowami albo klientami i kilka osób wpisuje zmiany, arkusz zaczyna kosztować więcej czasu, niż oszczędza. Niżej porównanie, gotowy szablon i sygnały, po których poznasz, że pora na program.
Excel - dlaczego wszyscy od niego zaczynają
Nic dziwnego że firmy zaczynają od Excela. Jest darmowy (albo już za niego zapłaciłeś w ramach Office), znany i elastyczny. Możesz zbudować dokładnie to co potrzebujesz, bez płacenia za funkcje których nie używasz.
Typowy arkusz ewidencji sprzętu ma kolumny: nazwa, numer seryjny, lokalizacja, przypisane do, data zakupu, wartość. Proste, czytelne, działa. Każdy potrafi to ogarnąć bez szkolenia.
Problem w tym, że Excel projektowano do obliczeń i raportów, nie do śledzenia rzeczy które się ciągle przemieszczają. I w pewnym momencie ta różnica zaczyna boleć.
Excel, Arkusze Google czy program do ewidencji: porównanie
Zanim przejdziemy do szczegółów, zestawienie trzech opcji, które firmy biorą pod uwagę najczęściej. Oceniamy je z perspektywy firmy, w której sprzęt codziennie zmienia ręce.
| Kryterium | Excel na dysku | Arkusze Google / Excel w chmurze | Program do ewidencji sprzętu |
|---|---|---|---|
| Koszt na start | zwykle już go masz | zwykle już go masz | abonament |
| Kilka osób naraz | jedna edytuje, reszta czeka | tak | tak |
| Historia | brak | historia pliku | historia każdej sztuki |
| Telefon w terenie | niewygodnie | da się, ale ciasno | skan kodu QR |
| Przypomnienia o zwrotach i przeglądach | ręcznie | ręcznie albo skrypty | automatycznie |
| Uprawnienia | ochrona arkuszy i zakresów | udostępnianie i chronione zakresy | role i moduły |
| Swoboda układu | pełna | pełna | w ramach programu |
| Praca bez internetu | tak | po włączeniu trybu offline | zwykle nie |
| Start | od razu | od razu | import i naklejenie etykiet |
Tabela nie wybiera za Ciebie. Arkusz wygrywa elastycznością i ceną, program wygrywa wszędzie tam, gdzie liczy się, kto miał sprzęt i kiedy.
Kiedy Excel przestaje wystarczać
Historia jest, ale pliku, nie sprzętu
Sprzęt wraca uszkodzony. Sprawdzasz Excel - przypisany do Nowaka. Dzwonisz do Nowaka. „Oddałem tydzień temu”. Kto go miał przez ten tydzień?
Arkusze Google i Excel w chmurze zapamiętują wersje pliku. Google opisuje to tak: „Możesz sprawdzić, kto zaktualizował plik i jakie wprowadził w nim zmiany” (pomoc Edytorów Google). To jednak historia całego arkusza, a Ty pytasz o jedną wiertarkę albo jeden kajak. Przeklikiwanie wersji z ostatnich dwóch tygodni, żeby znaleźć zmianę w jednej komórce, to robota, której nikt nie robi.
Kilka osób w jednym pliku
Excel na dysku sieciowym? Klasyka. Kowalski otwiera plik i idzie na kawę. Nowak w tym czasie dostaje komunikat, że plik jest zablokowany, i według pomocy Microsoftu może czekać albo otworzyć plik tylko do odczytu. W praktyce często zapisuje kopię, a po tygodniu masz dwie wersje ewidencji.
Excel w chmurze pozwala kilku osobom pracować w jednym pliku naraz, Microsoft nazywa to współtworzeniem. Starsze wydania tego nie potrafią: „Programy Excel 2016, 2019 i 2021 LTSC nie obsługują współtworzenia” (Microsoft, ta sama strona pomocy). A nawet gdy edycja działa, każdy może przypadkiem usunąć wiersz albo nadpisać formułę.
Dostęp z telefonu jest, wygody brak
Pracownik w terenie chce sprawdzić, gdzie jest agregat. Excel i Arkusze mają aplikacje na telefon, więc technicznie się da. Tylko że przewijanie arkusza z 300 wierszami na małym ekranie, w słońcu, w rękawicach roboczych, mało kto przeżywa dwa razy.
Więc dzwoni do biura. Albo po prostu bierze pierwszy lepszy sprzęt i ma nadzieję że nikt nie pytał.
Brak automatyzacji
Sprzęt miał wrócić tydzień temu. Kto o tym wie? Nikt, bo Excel nie wysyła przypomnień. Trzeba ręcznie przeglądać kolumnę "termin zwrotu" i dzwonić do ludzi.
Przegląd techniczny za tydzień. Excel sam o nim nie przypomni, więc ktoś musi pamiętać o zaglądaniu do kolumny z terminami. Przegląd zostaje przeoczony, a sprzęt pracuje dalej bez kontroli, aż się zepsuje (więcej o terminach w tekście o przeglądach narzędzi w firmie).
Współczesny arkusz Excela mieści 1 048 576 wierszy na 16 384 kolumn (specyfikacja Microsoftu). Stary format XLS mieścił znacznie mniej, o czym przekonała się angielska agencja zdrowia publicznego (Public Health England, PHE).
Według BBC szablony agencji miały limit wierszy, a po jego wyczerpaniu kolejne przypadki po prostu do nich nie trafiały. Agencja potwierdziła, że w dziennych statystykach zabrakło 15 841 przypadków COVID-19 (komunikat PHE).
Twoja ewidencja raczej nie dojdzie do miliona wierszy. Ważniejsze jest co innego: arkusz nie ostrzega, kiedy coś gubi.
Jak zrobić ewidencję sprzętu w Excelu, żeby się nie rozsypała
Jeśli zostajesz przy arkuszu, kilka zasad oszczędzi Ci większości kłopotów. Sprawdzają się tak samo przy wiertarkach, nagłośnieniu na eventy, kajakach w wypożyczalni i firmowych laptopach.
- Jedna sztuka = jeden wiersz. Pięć takich samych kajaków to pięć wierszy z różnymi numerami, inaczej nie powiesz, który wrócił z dziurą.
- Własny numer inwentarzowy. Numer seryjny producenta bywa długi albo go brak. Krótki numer firmowy (np. NAG-014) łatwo napisać na naklejce i wyszukać.
- Listy wyboru zamiast wpisywania. Status, kategoria i lokalizacja z rozwijanej listy (Dane > Poprawność danych). Koniec z „Projektor” i „projektor” w jednej kolumnie.
- Ruchy w osobnym arkuszu. Lista sprzętu mówi, co masz. Każde wydanie i zwrot dopisujesz jako nowy wiersz w arkuszu wypożyczeń, zamiast nadpisywać kolumnę „przypisane do”. Tak budujesz historię, której Excel sam nie prowadzi.
- Daty jako daty. Termin zwrotu i przeglądu w formacie daty pozwala filtrować i podświetlać zaległe pozycje formatowaniem warunkowym.
- Jedna osoba odpowiada za plik. Inni zgłaszają zmiany, ona je wpisuje. Wolniej, ale bez dwóch wersji prawdy.
Co jeszcze warto mieć w karcie każdej sztuki, opisaliśmy we wzorze karty sprzętu.
Darmowy szablon Excel do ewidencji sprzętu
Skoro i tak zaczynasz od Excela, zrób to porządnie. Przygotowaliśmy gotowy szablon w Excelu z listami wyboru, osobnymi arkuszami na wypożyczenia i serwisy oraz automatycznym podsumowaniem.
Pierwszy arkusz to lista sprzętu - nazwa, kategoria, numer seryjny, lokalizacja, wartość zakupu, data zakupu. Podstawowe informacje o każdej pozycji.
Drugi arkusz to wypożyczenia - kto, co, kiedy wziął, kiedy oddał. Ręczne, ale przynajmniej masz gdzie zapisywać.
Trzeci arkusz to historia serwisów - co, kiedy, jaki koszt, kto wykonał. Przydaje się przy planowaniu wymian i negocjacjach gwarancyjnych.
Do tego arkusz "Pulpit", który sam podlicza ile masz sprzętu, co jest wypożyczone i które przeglądy się zbliżają, oraz gotowe listy wyboru, żeby nie robić literówek w kategoriach. Numery seryjne przy wypożyczeniach podstawiają się same, a statusy "po terminie" liczą się automatycznie.
Ten szablon wystarczy dla firmy z 50-100 pozycjami sprzętu i jedną, maksymalnie dwiema osobami które regularnie aktualizują dane.
Kiedy czas na zmianę
Jest kilka sygnałów, że Excel przestaje nadążać.
Pierwszy sygnał: masz więcej niż 100 pozycji sprzętu. Listy wyboru pomagają, ale przy takiej liczbie wierszy każde sprawdzenie to filtrowanie i przewijanie, a pytań o sprzęt jest coraz więcej.
Drugi sygnał: więcej niż dwie osoby edytuje dane. Konflikty, nadpisywania, błędy. Spędzasz więcej czasu na naprawianiu arkusza niż na faktycznej pracy.
Trzeci sygnał: pracownicy potrzebują dostępu w terenie. Jeśli ludzie poza biurem muszą wiedzieć gdzie jest sprzęt, Excel im tego nie da. Albo będą dzwonić dwadzieścia razy dziennie.
Czwarty sygnał: potrzebujesz historii, a dziennik wypożyczeń ma luki. Arkusz ruchów działa, dopóki każdy go uzupełnia. Gdy sprzęt wydaje kilka osób, w biegu i w terenie, wpisy zaczynają wypadać, a pytanie „kto miał sprzęt miesiąc temu” znowu nie ma odpowiedzi.
Policzmy na przykładzie: 2 godziny tygodniowo na aktualizowanie i przeszukiwanie arkusza to około 8 godzin miesięcznie. Przy stawce 50 zł za godzinę wychodzi 400 zł miesięcznie samego czasu. Podstaw swoje liczby i porównaj z ceną abonamentu.
Co daje program do ewidencji sprzętu
Osobny system do ewidencji sprzętu rozwiązuje większość problemów Excela, ale kosztuje. Jak porównać konkretne programy, opisaliśmy w poradniku jak wybrać system ewidencji narzędzi. Tu skupmy się na tym, co zyskujesz względem arkusza.
Pytasz, kto miał szlifierkę w zeszły czwartek, i dostajesz odpowiedź. Program zapisuje każde wydanie, zwrot i przeniesienie przy konkretnej sztuce, z osobą i datą.
Pracownikowi w terenie wystarcza telefon. Otwiera system w przeglądarce, skanuje kod QR na narzędziu i od razu widzi status sprzętu albo rejestruje wydanie, bez dzwonienia do biura. Przy wydaniu pracownikowi warto dołożyć protokół wydania, żeby było jasne, w jakim stanie sprzęt wyszedł z magazynu.
Terminy pilnuje program, nie Ty. Gdy zbliża się zwrot albo przegląd, wysyła e-mail z przypomnieniem. Sprawdź tylko, czy przypomnienia są w planie, który wybierasz, bo programy często zostawiają je dla droższych pakietów.
Zamiast pisać formuły, otwierasz raport: wykorzystanie sprzętu, sprzęt, który stoi bezczynnie, koszty serwisów. A gdy przychodzi spis z natury, inwentaryzacja sprzętu sprowadza się do skanowania kodów.
Ile kosztuje program do ewidencji sprzętu
Ceny programów różnią się zależnie od liczby sztuk i funkcji, więc porównuj je na swoich liczbach. Dla przykładu ewidencja narzędzi w Toolero kosztuje od 99 zł netto miesięcznie, a test trwa 7 dni i nie wymaga karty kredytowej. Plany różnią się limitem sprzętu i zakresem funkcji, więc przed wyborem sprawdź w cenniku, czy wybrany plan ma to, czego potrzebujesz.
Do tego dochodzą etykiety z kodami QR: drukujesz je sam i laminujesz albo zamawiasz gotowe naklejki. To koszt jednorazowy.
Zwrot z inwestycji liczysz po swojemu. Policzmy na przykładzie: jeśli raz na kwartał ginie sprzęt za 600 zł, to 200 zł miesięcznie. Program nie zatrzyma każdej straty, ale skróci szukanie i pokaże, kto miał sprzęt ostatni. Z tą kwotą i czasem z poprzedniego przykładu porównujesz abonament.
Jak przejść z Excela na program
Zapisujesz arkusz jako plik CSV. Zakładasz konto w nowym systemie i korzystasz z okresu testowego. Jeśli program ma import z pliku, przypisujesz kolumny arkusza do jego pól i dostajesz gotowe karty sprzętu; jeśli nie, przepisujesz je ręcznie.
Następnie drukujesz kody QR i naklejasz na sprzęt. To jedyna czasochłonna część - przy 200 pozycjach zajmie kilka godzin. Ale robisz to raz.
Na końcu krótkie szkolenie dla zespołu: pokazujesz, jak zeskanować kod i zarejestrować wydanie. Najlepiej przy pierwszym prawdziwym wydaniu, na sprzęcie, który akurat wyjeżdża.
Excel czy Arkusze Google do ewidencji sprzętu?
Arkusze Google lepiej znoszą pracę kilku osób naraz i zapisują wersje pliku, a w przeglądarce działają na każdym komputerze. Excel zainstalowany na komputerze działa bez internetu, a Arkusze potrzebują do tego włączonego trybu offline. Do ewidencji różnica jest mniejsza, niż się wydaje: oba arkusze mają te same słabości przy sprzęcie, który ciągle się przemieszcza.
Od ilu sztuk sprzętu warto prowadzić ewidencję?
Od pierwszej, która ginie. Próg księgowy dla środków trwałych to osobna sprawa, a drobny sprzęt potrafi kosztować więcej, bo nikt go nie pilnuje. Rozpisaliśmy to w tekście od jakiej kwoty warto prowadzić ewidencję sprzętu.
Zostań przy Excelu jeśli...
Excel wystarczy jeśli masz mniej niż 100 pozycji sprzętu, jedna osoba zarządza ewidencją, nie potrzebujesz historii i alertów, zespół nie wymaga dostępu mobilnego. W takiej sytuacji inwestycja w dedykowany system może być przesadą.
Pobierz nasz szablon, prowadź ewidencję porządnie, i wracaj do tematu za rok. Może wtedy sytuacja się zmieni. Może nie.
Zmień na program jeśli...
Czas na dedykowany system gdy sprzętu przybywa ponad sto pozycji, zespół się rozrasta ponad dwie osoby, tracisz kontrolę nad wypożyczeniami, ludzie w terenie potrzebują informacji, albo po prostu masz dość ręcznego aktualizowania.
Wróć na chwilę do pompy Bartka. W arkuszu stała „w magazynie”, bo pracownik miał wpisać zmianę później, przy komputerze, i zapomniał. W systemie pracownik skanuje kod telefonem, zanim zabierze pompę z magazynu. To kilka sekund przy sprzęcie, a nie wpis z pamięci wieczorem, więc trudniej go pominąć.
Program nie zastąpi dyscypliny przy wydawaniu. Sprawia tylko, że dyscyplina kosztuje mniej, niż kosztuje jej brak.
Ewidencja sprzętu bez Excela
Historia każdej sztuki, kody QR na sprzęcie i terminy zwrotów w jednym systemie, zamiast arkusza, który trzeba pilnować.
