Ewidencja sprzętu firmowego — od jakiej kwoty warto?

Nie ma minimalnej kwoty, od której warto ewidencjonować sprzęt firmowy. Próg 10 000 zł dotyczy amortyzacji podatkowej i nie ma nic wspólnego z kontrolą operacyjną. Jeśli sprzęt może zaginąć, powinien być w ewidencji — niezależnie od tego, czy kosztował 80 zł czy 8 000 zł.

Skąd w ogóle to pytanie

Wpisz w Google "ewidencja sprzętu od jakiej kwoty". Wyniki mówią o środkach trwałych, amortyzacji, progach podatkowych. I słusznie — z perspektywy księgowości próg istnieje. Ustawa o rachunkowości mówi, że środki trwałe o wartości powyżej 10 000 zł netto podlegają amortyzacji liniowej. Poniżej tej kwoty możesz zaliczyć wydatek jednorazowo w koszty.

To logiczne. To uporządkowane. I to kompletnie nie o tym.

Bo pytanie, które naprawdę powinieneś sobie zadać, brzmi inaczej. Nie "od jakiej kwoty muszę ewidencjonować?" — ale "ile tracę na sprzęcie, którego nie ewidencjonuję?".

Księgowość interesuje wartość aktywów. Operacje interesuje, gdzie jest Twój sprzęt, kto go ma i czy wróci. To dwa różne światy. Możesz mieć idealnie prowadzoną amortyzację serwera za 15 000 zł i jednocześnie nie mieć pojęcia, że trzydzieści ładowarek do laptopów za 250 zł każda zniknęło w ciągu roku.

Próg podatkowy istnieje, żeby uprościć księgowość. Nie po to, żeby uprościć zarządzanie firmą. A wielu właścicieli traktuje go dokładnie tak — jako sygnał, że wszystko poniżej 10 000 zł to "drobnica, którą nie warto się zajmować".

Właśnie dlatego próg 10 000 zł to pułapka myślowa. Sugeruje, że taniego sprzętu nie warto śledzić. A to tani sprzęt generuje największe straty.

Argument 1: Niskocenny sprzęt ginie częściej — i nikt go nie szuka

Laser za 4 000 zł jest jeden. Leży w walizce z logo firmy. Wie o nim kierownik, wie magazynier, wie pracownik, który go używa. Jeśli zniknie — będzie alarm.

Ale ładowarka do laptopa za 250 zł? Adapter HDMI za 120 zł? Ciśnieniomierz elektroniczny za 300 zł w przychodni? Nikt nie ogłasza alarmu, gdy jeden zniknie. Problem w tym, że nie znika jeden. Znika pięć, dziesięć, dwadzieścia — przez rok, po cichu, bez dramatów.

Oto prawdziwe scenariusze z firm, które w końcu policzyły straty:

Firma IT, 80 pracowników. Przez rok "zagubiło się" 34 ładowarek do laptopów (250 zł), 12 adapterów USB-C (180 zł), 8 myszek bezprzewodowych (150 zł) i 3 słuchawki z mikrofonem (450 zł). Łącznie: ponad 13 000 zł. Na sprzęcie, którego nikt nie śledził, bo "to drobiazgi". Dział IT zamawiał nowe z automatu. Nikt nie pytał, dokąd poszły poprzednie.

Przychodnia medyczna, 25 osób. Trzy ciśnieniomierze elektroniczne (300 zł), dwa pulsoksymetry (400 zł), otoskop (600 zł), cztery termometry bezdotykowe (200 zł). Razem: 3 300 zł. Przez dwa lata to 6 600 zł — równowartość dobrego USG przenośnego. Część sprzętu prawdopodobnie leżała w szufladach gabinetów, z których korzystali różni lekarze. Nikt nie przypisał — więc nikt nie pilnował.

Firma logistyczna, 60 pracowników. Skanery ręczne po 1 200 zł. W ciągu roku zniknęły cztery. Nikt nie wiedział kiedy, nikt nie wiedział kto miał je ostatni. 4 800 zł. Do tego doszło 15 power banków po 150 zł i osiem latarek po 120 zł — sprzęt, który kierowcy dostawali "do busa" bez żadnej dokumentacji.

Dom mediowy, 15 osób. Dwa obiektywy za 1 800 zł, mikrofon krawatowy za 900 zł, pięć kart pamięci po 300 zł. Łącznie: 6 000 zł. Sprzęt krążył między planami zdjęciowymi, a jedynym "systemem" był grupowy chat, na którym ktoś pisał "biorę obiektyw". Trzy miesiące później nikt nie pamiętał, kto napisał.

50 zagubionych wierteł po 80 zł kosztuje tyle samo co jeden zagubiony laser za 4 000 zł.

Różnica? Laser ktoś szuka. Wierteł — nikt.

Kiedy ostatnio sprawdzałeś, ile adapterów, ładowarek i kabli kupiła Twoja firma w tym roku — i ile z nich jest nadal w użyciu?

Argument 2: Ewidencja to nie księgowość — to kontrola operacyjna

Wielu właścicieli firm utożsamia ewidencję z obowiązkiem podatkowym. Skoro ustawa nie wymaga amortyzacji laptopa za 4 500 zł — to po co go wpisywać do jakiegokolwiek rejestru?

Bo ewidencja operacyjna odpowiada na inne pytania niż ewidencja księgowa.

Księgowość pyta: jaka jest wartość tego aktywa i jak je zamortyzować? Operacje pytają: gdzie jest ten laptop, kto go ma, kiedy ostatnio aktualizowano oprogramowanie i czy pracownik, który odchodzi w piątek, oddał swój sprzęt?

Firma produkcyjna z 40 osobami ma na hali formy wtryskowe, sprawdziany pomiarowe, przyrządy montażowe. Żadne nie kosztuje 10 000 zł. Większość mieści się w przedziale 500-3 000 zł. Ale bez nich produkcja stoi. Gdy sprawdzian pomiarowy za 1 800 zł zniknie z hali — nie chodzi o jego wartość księgową. Chodzi o to, że linia kontroli jakości nie może pracować.

Dom mediowy z 15 osobami ma kamery, obiektywy, mikrofony, gimble, oświetlenie LED. Kamera za 8 000 zł jest w ewidencji. Ale gimbal za 2 500 zł? Mikrofon krawatowy za 900 zł? Karta pamięci za 300 zł? "To drobnica." Do czasu, gdy ekipa jedzie na plan i brakuje gimbala. Albo mikrofonu. Albo trzech kart pamięci.

Ewidencja operacyjna to wiedza o tym, co masz, gdzie to jest i kto za to odpowiada.

Nie musisz tego amortyzować. Musisz tym zarządzać.

Weźmy jeszcze biuro z trzema salami konferencyjnami. Projektor za 3 500 zł, trzy zestawy konferencyjne z kamerą i mikrofonem po 2 800 zł, dwa tablety do sal po 1 500 zł. Nic z tego nie przekracza progu środków trwałych. Ale kiedy w poniedziałek rano okazuje się, że projektor jest "gdzieś", kamera z sali B nie działa, a tabletu nikt nie widział od dwóch tygodni — masz realny problem operacyjny. Spotkanie z klientem za godzinę, a Ty biegasz po biurze zamiast się przygotowywać.

Wartość księgowa to jedno, wartość operacyjna to drugie. Te dwa zdania powinny wisieć w każdym biurze obok tabeli amortyzacyjnej.

Argument 3: Koszty braku ewidencji rosną z każdym pracownikiem

Jednoosobowa firma nie ma problemu z ewidencją. Właściciel wie co ma — bo sam tego używa. Ale już przy pięciu osobach zaczyna się chaos.

Przy 10 pracownikach — każdy ma "swój" sprzęt, ale nikt nie spisał co komu przypisano. Ktoś odchodzi, laptop "jakoś" zostaje u niego. Nowa osoba dostaje nowy sprzęt zamiast odzyskanego.

Przy 30 pracownikach — dział IT kupuje sprzęt hurtowo, ale nie wie ile monitorów jest w magazynie, ile na biurkach, a ile w domach na zdalnej pracy. Zamówienie "na wszelki wypadek" staje się normą.

Przy 100 pracownikach — firma ma sprzęt w trzech biurach, na produkcji, w samochodach służbowych i u ludzi pracujących z domu. Nikt nie jest w stanie powiedzieć ile projektorów ma firma. Trzy? Pięć? Kiedyś było siedem.

Skala zmienia wszystko.

Jedna firma serwisowa z 45 pracownikami policzyła, że rocznie wydawała 22 000 zł na "uzupełnianie" sprzętu, który nie tyle się zużył, co po prostu zniknął. Laptopy, tablety, narzędzia pomiarowe, power banki, torby serwisowe. Nikt nie kradł. Rzeczy po prostu krążyły, zmieniały właścicieli, lądowały w szufladach. Bez systemu nikt nie wiedział, że ten sam multimetr kupowano trzy razy, bo dwa poprzednie "gdzieś są".

Jest jeszcze ukryty koszt, o którym rzadko się mówi: czas. Czas szukania, czas zamawiania, czas oczekiwania na dostawę. Pracownik, który przez 20 minut szuka ładowarki do laptopa, nie wykonuje swojej pracy. Pomnóż to przez 50 pracowników i 250 dni roboczych. Nawet jeśli każdy traci tylko 5 minut dziennie — rocznie to ponad 1 000 roboczogodzin. Przy stawce 60 zł za godzinę: 60 000 zł. Na samym szukaniu.

Ile razy Twoja firma kupiła coś, co już miała — ale nie mogła znaleźć?

Każda nowa osoba w firmie to kolejne ryzyko. Nie dlatego, że ludzie kradną — ale dlatego, że bez systemu nikt nie wie, co jest czyje. A "nie wiem" szybko zmienia się w "nie ma".

Jest jeszcze kwestia offboardingu — odchodzący pracownik. W firmie bez ewidencji nikt nie wie, co dokładnie miał oddać. Laptop? Jasne, tego pilnują. Ale stacja dokująca? Drugi monitor? Klucze do szafki? Karta dostępu? Firmowy power bank? Lista sprzętu przypisanego do osoby to jedyny sposób, żeby przy odejściu odzyskać wszystko — a nie tylko to, co pamiętasz.

Kontrargument: "Ale to się nie opłaca przy tanim sprzęcie"

Słyszę to często. "Nie będę wpisywał do systemu kabla za 50 zł." I rozumiem tę reakcję. Ewidencja kojarzy się z biurokracją — formularzami, tabelkami, godzinami spędzonymi nad wpisywaniem numerów seryjnych.

Ale nowoczesna ewidencja nie wygląda tak.

Skan kodu QR telefonem. Trzy sekundy. Gotowe. Pracownik bierze ładowarkę z szafki, skanuje kod, system zapisuje kto, co, kiedy. Oddaje — skanuje ponownie. Żadnego Excela, żadnego zeszytu, żadnych formularzy.

Czy to się opłaca przy jednym kablu za 50 zł? Nie. Ale nikt nie gubi jednego kabla. Firmy gubią dziesiątki pozycji rocznie. I pytanie nie brzmi "czy warto śledzić kabel za 50 zł" — tylko "czy warto wiedzieć, że w tym kwartale zniknęło 40 kabli za łączne 2 000 zł". Tego nie zobaczysz bez ewidencji. Ani w księgowości, ani w głowie.

Jeśli koszt zaginionego sprzętu przekracza koszt jego śledzenia — ewidencja się opłaca. A przy dzisiejszych narzędziach koszt śledzenia jest bliski zeru.

Argument "nie opłaca się" ma sens tylko wtedy, gdy ewidencja wymaga dużo pracy. Kiedyś wymagała. Dzisiaj — nie. I to zmienia całą kalkulację.

Zamknięcie: Próg 10 000 zł to odpowiedź na złe pytanie

Ewidencja sprzętu firmowego nie zaczyna się od kwoty. Zaczyna się od momentu, w którym nie jesteś w stanie powiedzieć — patrząc na fakturę zakupową — gdzie jest sprzęt, który kupiłeś.

Dla jednoosobowej firmy ten moment może nie nadejść nigdy. Dla firmy z 10 pracownikami nadchodzi szybciej niż myślisz. Dla firmy z 50 — prawdopodobnie już dawno minął.

Próg 10 000 zł to odpowiedź podatkowa na pytanie operacyjne. A pytanie operacyjne brzmi prościej: czy wiesz, co masz?

Jeśli nie wiesz — kwota nie ma znaczenia. Tracisz niezależnie od tego, czy sprzęt kosztował 80 zł czy 8 000 zł. Różnica jest taka, że stratę za 8 000 zł zauważysz. Stratę za 80 zł pomnożoną przez sto — nie.

A to ta druga jest groźniejsza.

Jeśli chcesz wiedzieć od czego zacząć, sprawdź jak wybrać system ewidencji dopasowany do Twojej firmy — niezależnie od branży i wielkości.

---

Jeśli szukasz prostego sposobu na ewidencję sprzętu firmowego, Toolero działa z każdym typem wyposażenia — od laptopów po lasery. 14 dni za darmo, bez karty kredytowej.