Grudzień, biuro firmy, która zatrudnia 40 osób. Księgowa prosi o spis sprzętu do zamknięcia roku. W arkuszu jest 38 laptopów, 31 telefonów i 52 monitory, a na biurkach i w szafie widać najwyżej jedną trzecią.
Reszta jest w mieszkaniach, w samochodach handlowców i w hotelu w Poznaniu.
Tak wygląda inwentaryzacja sprzętu w firmie, w której sprzęt to głównie elektronika rozdana ludziom. Trudność nie polega na liczeniu, tylko na tym, że każde urządzenie jest u kogoś, a nie na półce.
Czym spis laptopów i telefonów różni się od spisu narzędzi
Wiertarka leży w magazynie na półce i można ją policzyć. Laptop od pierwszego dnia pracy jest u konkretnej osoby, często poza biurem, i wraca dopiero przy wymianie albo odejściu. Ogólną procedurę opisaliśmy w poradniku o inwentaryzacji narzędzi w firmie, tutaj zajmujemy się tym, co się zmienia, gdy sprzęt jest u ludzi.
Najpierw jednostka spisu: liczysz parę „urządzenie i osoba”, a nie samą sztukę. Do tego komplet, bo laptop bez zasilacza i stacji dokującej to brak, którego nikt nie zauważy aż do odejścia pracownika.
Wreszcie identyfikacja. Elektronikę rozpoznajesz po numerze seryjnym, telefon także po numerze IMEI, bo sama nazwa modelu nic nie mówi, gdy firma ma dwadzieścia identycznych laptopów.
Firmy prowadzące księgi rachunkowe spisują środki trwałe z natury na ostatni dzień roku obrotowego (ustawa o rachunkowości, art. 26). Spis może się zacząć najwcześniej 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i musi się skończyć do 15 dnia następnego roku. Środki trwałe na terenie strzeżonym wystarczy spisywać raz w ciągu 4 lat, ale mieszkania pracownika trudno uznać za teren strzeżony. Które urządzenia są u Ciebie środkami trwałymi i czy spis zdalny wystarczy, ustal z księgowym przed spisem.
Krok 1: Zbierz jedną listę sprzętu z numerami seryjnymi
Zanim ktokolwiek zacznie liczyć, potrzebujesz listy, z którą porównasz spis. W firmach z elektroniką zwykle są trzy częściowe: arkusz administracji, faktury zakupu i wykaz numerów u operatora komórkowego. Czasem dochodzi konsola, w której dział IT zdalnie zarządza laptopami i telefonami.
Połącz je w jedną tabelę albo w jedną ewidencję sprzętu. Minimum na każde urządzenie:
- rodzaj i model,
- numer seryjny, a przy telefonie także IMEI,
- numer inwentarzowy, jeśli go nadajecie,
- osoba, która ma urządzenie, albo miejsce (biuro, pokój, magazyn IT),
- elementy kompletu wydane razem z nim: zasilacz, stacja dokująca, karta SIM.
Pełną listę pól ze wzorem znajdziesz w artykule o tym, co powinna zawierać karta sprzętu. Czy ewidencjonować także myszki i słuchawki, rozstrzyga tekst o tym, od jakiej kwoty prowadzić ewidencję sprzętu.
Pozycje, które są tylko w jednym źródle, oznacz od razu. Laptop z faktury, którego nie ma w arkuszu, to pierwszy kandydat do wyjaśnienia, zanim spis w ogóle się zacznie.
Krok 2: Przypisz każde urządzenie do osoby jeszcze przed spisem
Najwięcej czasu w spisie elektroniki zjadają pytania „czyj to monitor?” i „kto ma stary telefon Kasi?”. Odpowiedz na nie przed dniem spisu, nie w jego trakcie.
Każde urządzenie dostaje jedną osobę albo jedno miejsce. Monitor w open space przypisz do biurka albo pokoju, zapasowy laptop do magazynu IT, a telefon do pracownika, który go używa, nawet jeśli wydawał go ktoś inny.
Potem wyślij każdemu jego listę z prośbą o potwierdzenie do piątku: laptop o takim numerze seryjnym, zasilacz, stacja dokująca, telefon o takim IMEI. Ludzie zwykle od razu odpisują, że stacja została w biurze, a stary telefon oddali przy wymianie.
Jeśli w firmie brakuje dokumentu wydania sprzętu, to dobry moment, żeby go wprowadzić. Wzór, który łatwo przerobisz na laptopa i telefon, jest w poradniku o protokole wydania narzędzi pracownikowi.
Krok 3: Ustal termin, zespół i zasady spisu
Spis najlepiej robią dwie osoby, które na co dzień nie mają tego sprzętu u siebie. Jedna odczytuje numer, druga zaznacza go w arkuszu albo w aplikacji, a wynik podpisują obie.
Wyznacz jeden dzień spisu w biurze i krótki termin dla pracowników zdalnych, na przykład tydzień. Zapowiedz go z wyprzedzeniem i napisz wprost, czego oczekujesz: przywieź sprzęt do biura albo pokaż go zdalnie według instrukcji z kroku 5.
Najważniejsza zasada: spisujesz to, co widzisz, a nie to, co jest na liście. Zespół zapisuje numer z obudowy i dopiero potem porównuje go z ewidencją, bo odhaczanie pozycji z listy „na słowo” daje spis, w którym zgadza się wszystko, a w szafie nic.
Krok 4: Spisz sprzęt w biurze, biurko po biurku
Idź pomieszczenie po pomieszczeniu i zajrzyj tam, gdzie elektronika się chowa. Szuflada z wymienionymi telefonami, sala konferencyjna z monitorem i kamerą, szafa w magazynie IT z laptopami „do naprawy” to stałe źródła nadwyżek i braków.
Każde urządzenie odczytaj z etykiety albo z tabliczki znamionowej. Numer seryjny laptopa jest zwykle na spodzie obudowy, monitora na tylnej ściance, a IMEI telefonu znajdziesz w jego ustawieniach.
Spisuj też akcesoria wydawane w komplecie. Stacje dokujące i zasilacze najłatwiej gubią się przy przenosinach biurek.
Urządzenie bez etykiety trzeba odwrócić, znaleźć numer i przepisać go znak po znaku. Naklej etykietę z kodem QR od razu, gdy trafisz na taki sprzęt, a przy następnym spisie wystarczy skan. Metody znakowania, które sprawdzą się też na elektronice, porównaliśmy w tekście o znakowaniu narzędzi w firmie.
Krok 5: Spisz sprzęt pracowników zdalnych i w delegacji
Laptop w domu pracownika to nadal sprzęt firmy. Kodeks pracy każe pracodawcy zapewnić pracownikowi zdalnemu „materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne” (art. 67²⁴), więc te urządzenia są w spisie jak każde inne.
Wizyt w domach lepiej jednak nie planować. Kontrolę w miejscu pracy zdalnej Kodeks pracy dopuszcza tylko w porozumieniu z pracownikiem, w jego godzinach pracy i bez naruszania prywatności pracownika i domowników (art. 67²⁸). Wymienia przy tym kontrolę wykonywania pracy, BHP i ochrony informacji, a o spisie sprzętu nie mówi, więc wizytę w tej sprawie trudno na nim oprzeć.
Zostają trzy sposoby, od najpewniejszego:
- Dzień w biurze. Pracownik przywozi laptop z zasilaczem i telefon w wyznaczonym dniu, a zespół spisuje je jak resztę.
- Spis na wideorozmowie. Pracownik pokazuje do kamery numer seryjny z obudowy i ekran z IMEI, a spisujący zapisuje numery i robi zrzut ekranu z datą.
- Zdjęcie numeru. Rozwiązanie awaryjne dla osób w długiej delegacji: zdjęcie tabliczki znamionowej obok kartki z bieżącą datą.
Handlowca, który bywa w biurze raz w miesiącu, zaplanuj na dzień jego powrotu. Termin spisu z natury jest na tyle szeroki (patrz ramka z przepisami), że zwykle nie trzeba nikogo ściągać specjalnie.
Krok 6: Wyjaśnij braki i uszkodzenia, zanim zamkniesz spis
Po spisie porównaj wynik z listą. Każda rozbieżność trafia do jednej z grup: brak, nadwyżka (sprzęt spoza ewidencji), urządzenie u innej osoby niż na liście albo uszkodzenie.
Zacznij od wyjaśnienia: porozmawiaj z osobą przypisaną do sprzętu i sprawdź historię wydań, napraw i odejść z firmy. Często okazuje się, że telefon oddano przy wymianie bez wpisu, a monitor ktoś przeniósł do innego pokoju.
Potem nadaj urządzeniu status: znalezione, w naprawie, uszkodzone albo zaginione. Zaginione urządzenie zablokuj zdalnie i wyloguj z kont firmowych, a jeśli były na nim dane osobowe, od razu powiedz o tym osobie odpowiedzialnej w firmie za ich ochronę, bo utrata może być naruszeniem, które trzeba ocenić.
Na końcu zapada decyzja: naprawa, likwidacja, przepisanie na właściwą osobę albo rozliczenie z pracownikiem.
Firma z pełną księgowością musi różnice ze spisu wyjaśnić i rozliczyć w księgach roku, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ustawy o rachunkowości), więc wyjaśnień nie da się odłożyć na wiosnę.
Pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę w mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu (art. 124 Kodeksu pracy). Uwolni się od niej, jeśli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, na przykład dlatego, że pracodawca nie zapewnił warunków do zabezpieczenia sprzętu.
Bez potwierdzonego wydania trudno też wykazać, że sprzęt w ogóle mu powierzono. Szczegóły, opisane na przykładzie narzędzi, znajdziesz w tekście o odpowiedzialności materialnej pracownika.
Krok 7: Przez cały rok domykaj zwrot kompletu przy odejściu
Ten krok nie przypada na dzień spisu, tylko na każde odejście w ciągu roku. Laptop, którego brakuje w grudniu, często zniknął z ewidencji już w czerwcu, w ostatnim dniu pracy kogoś, kto odszedł.
Lista na ostatni dzień:
- laptop z zasilaczem,
- stacja dokująca i monitor, jeśli były wydane do domu,
- telefon z ładowarką i kartą SIM,
- słuchawki, klawiatura i mysz, jeśli są w ewidencji,
- karta dostępu, token i klucze.
Porównaj zwrot z listą przypisaną do tej osoby, a nie z pamięcią, i od razu zmień status urządzeń. Laptop i telefon, zanim trafią do kolejnej osoby, wyczyść z danych poprzedniego użytkownika.
Pracownik zdalny może odesłać sprzęt kurierem. Wyślij mu etykietę nadawczą i listę rzeczy do paczki, a po odbiorze rozpakuj ją przy drugiej osobie i spisz, co przyszło.
Jeśli czegoś brakuje, nie wstrzymuj świadectwa pracy. Kodeks pracy mówi wprost, że jego wydanie „nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą” (art. 97).
Bez tytułu wykonawczego, na przykład wyroku z klauzulą wykonalności, wartość sprzętu potrącisz z wynagrodzenia tylko za pisemną zgodą pracownika (art. 87 i 91 Kodeksu pracy). Brak rozliczasz więc osobno, na podstawie dokumentów wydania i zwrotu.
Odhaczanie pozycji z listy zamiast odczytu numeru z obudowy. Laptop spisany bez zasilacza i stacji dokującej, które też są w ewidencji. Telefon zapisany bez IMEI, którego nie da się odróżnić od pięciu identycznych. Zwrot przy odejściu przyjęty „na oko”, bez porównania z listą przypisaną do osoby.
Ta kolejność działa także wtedy, gdy połowa sprzętu jest poza biurem, a kolejny spis zaczniesz od listy, która przez cały rok była prawdziwa.
Jeśli chcesz, żeby lista „kto ma który laptop” zmieniała się przy każdym wydaniu i zwrocie, a spis szedł skanem kodu QR, Toolero ma do tego moduł inwentaryzacji. 7 dni za darmo, bez karty kredytowej.
