Kuba prowadzi firmę remontową od siedmiu lat. Zapytany o narzędzia odpowiadał zawsze tak samo: "Mamy z 200 sztuk, może trochę więcej". Nigdy nie liczył. Po co? Wie co kupował, pamięta mniej więcej.
W grudniu postanowił zrobić inwentaryzację. Pierwszy raz w historii firmy.
Wynik: 127 narzędzi. Nie "z 200". Nie "może trochę więcej". Dokładnie 127 pozycji, które udało się fizycznie znaleźć i policzyć.
Resztę - wartą 47 000 zł - pochłonęły budowy, bagażniki, szuflady i "pożyczki" bez zwrotu.
Dlaczego inwentaryzacja jest konieczna — "mniej więcej wiem co mam" to kosztowna iluzja
Każdy właściciel firmy myśli, że zna swój sprzęt. I każdy się myli. Nie ze złej woli - z natury ludzkiej. Pamiętamy duże zakupy: wiertnicę za 8 000 zł, laser za 4 000 zł. Nie pamiętamy trzydziestu szlifierek kątowych po 600 zł, kupowanych po jednej co miesiąc.
A to właśnie ta "drobnica" robi największe straty. Nikt nie ukradnie wiertarki udarowej Hilti - jest za charakterystyczna. Ale szlifierka? Poziomica? Miernik laserowy? Znikają cicho, bez śladu.
Firmy, które robią inwentaryzację po raz pierwszy, odkrywają braki rzędu 15-25% wartości sprzętu. Przy 300 000 zł w narzędziach to 45 000 - 75 000 zł. Ta liczba zwykle szokuje bardziej niż cokolwiek innego.
Jest jeszcze jeden problem. Bez inwentaryzacji nie wiesz co masz - więc kupujesz podwójnie. W magazynie leżą trzy identyczne zestawy kluczy nasadowych, bo za każdym razem gdy ktoś potrzebował, nie mógł znaleźć istniejącego i kupił nowy. Mnożysz koszty, bo nie masz listy.
Przygotowanie: co zrobić zanim zaczniesz liczyć
Inwentaryzacja bez przygotowania to stracony weekend. Wiem, bo widziałem firmy, które zaczynały "od poniedziałku rano" i kończyły z bałaganem gorszym niż przed.
Ustal zakres
Nie musisz liczyć wszystkiego za pierwszym razem. Zacznij od narzędzi powyżej 300 zł wartości zakupowej. Śrubokręty i klucze imbusowe mogą poczekać.
Stwórz listę kategorii:
- Elektronarzędzia (wiertarki, szlifierki, piły)
- Sprzęt pomiarowy (lasery, niwelatory, dalmierze)
- Maszyny (zagęszczarki, betoniarki, agregaty)
- Sprzęt wysokościowy (rusztowania, drabiny)
Zbierz wszystko w jednym miejscu
To najtrudniejsza część. Narzędzia są na budowach, w busach, w magazynie, u pracowników w domach ("bo muszę dokończyć w weekend"). Musisz ściągnąć wszystko.
Wyznacz dzień - najlepiej sobotę, gdy budowy stoją. Powiedz pracownikom tydzień wcześniej: "W sobotę robimy inwentaryzację. Wszystkie narzędzia firmowe mają wrócić do magazynu do piątku do 16:00. Bez wyjątków."
Będą wyjątki. Ktoś zapomni. Ktoś nie zdąży. To normalne - po prostu zanotuj co nie wróciło i od kogo.
Przygotuj narzędzia do liczenia
Potrzebujesz: laptop lub tablet z arkuszem kalkulacyjnym, aparat (telefon wystarczy), mazaki do oznaczania policzonego sprzętu, naklejki z numerami.
Krok po kroku: inwentaryzacja w weekend
Sobota rano: sortowanie
Rozłóż narzędzia według kategorii. Elektronarzędzia na jednym stole, pomiarówka na drugim, maszyny pod ścianą. Nie mieszaj - posortowane narzędzia liczą się trzykrotnie szybciej.
Krok 1: Spis fizyczny
Bierz narzędzie po narzędziu. Dla każdego zapisz:
- Nazwa i model (nie "wiertarka" - "Bosch GBH 2-28 F")
- Numer seryjny (jest na tabliczce znamionowej)
- Stan: sprawne / wymaga przeglądu / do naprawy / do kasacji
- Orientacyjna wartość aktualna
- Lokalizacja docelowa (magazyn główny, bus #2, budowa X)
Oznacz każde policzone narzędzie naklejką - żebyś nie policzył dwa razy.
Krok 2: Dokumentacja fotograficzna
Zrób zdjęcie każdemu narzędziu - jedno wystarczy. Przyda się do identyfikacji i do oceny stanu. Nie musi być profesjonalne, wystarczy żeby widać było model i stan.
Napisz numer inwentarzowy na kartce i połóż obok narzędzia przed zdjęciem. Masz identyfikację wizualną i numer w jednym ujęciu. Oszczędza mnóstwo czasu przy późniejszym porządkowaniu.
Krok 3: Porównanie z oczekiwaniami
Teraz chwila prawdy. Porównaj to co policzyłeś z tym co pamiętasz. Lub - jeśli masz - z listą zakupów.
Sprawdź faktury za ostatnie 2-3 lata. Zsumuj wartość zakupionych narzędzi. Porównaj z wartością tego co masz na stole.
Różnica to Twoja realna strata. U Kuby wynosiła 47 000 zł. U Ciebie może być mniej - lub więcej. Ale przynajmniej będziesz wiedzieć.
Sobota po południu: wnioski
Masz listę. Masz zdjęcia. Masz wartości. Co dalej?
Podziel narzędzia na grupy decyzyjne:
- Sprawne, potrzebne - wracają do pracy z numerem inwentarzowym
- Do naprawy - wyceń naprawę vs zakup nowego. Jeśli naprawa kosztuje ponad 60% wartości nowego - kup nowe
- Zbędne - sprzedaj, oddaj, zutylizuj. Narzędzia leżące w magazynie "na zapas" to zamrożona gotówka
- Brakujące - zanotuj co powinno być, a nie ma. To Twoja lista strat
Jak oznaczyć narzędzia, żeby nigdy więcej nie liczyć "na oko"
Inwentaryzacja bez systemu oznaczeń to jednorazowa akcja. Za pół roku będziesz w tym samym miejscu.
Każde narzędzie potrzebuje unikalnego identyfikatora. Masz trzy opcje.
Naklejki z numerem - najtańsze, ale wymagają ręcznego wyszukiwania w bazie. Pracownik widzi "WU-047" i musi otworzyć Excela żeby sprawdzić co to.
Grawerowanie - trwałe, ale nieodwracalne i czasochłonne. Dobre dla dużych maszyn.
Kody QR - optymalny balans. Pracownik skanuje telefonem i od razu widzi: co to za narzędzie, kto je ostatnio miał, kiedy było w serwisie. Trwa to 2 sekundy.
Niezależnie od metody - oznacz wszystko tego samego dnia. Narzędzie bez oznaczenia to narzędzie niewidoczne w systemie. A niewidoczne znaczy łatwe do zgubienia.
Excel, aplikacja czy system - co wybrać po inwentaryzacji
Masz spis, masz oznaczenia. Teraz potrzebujesz miejsca, gdzie będziesz to trzymać i aktualizować.
Excel - darmowy, znany, elastyczny. Sprawdza się do 50 narzędzi. Powyżej zaczyna się koszmar wersji ("który plik jest aktualny?"), brak dostępu z budowy, ręczne wpisywanie. Jeśli masz małą firmę i zdyscyplinowaną osobę do prowadzenia - może wystarczyć.
Aplikacja na telefon - lepsza dostępność, gorsza organizacja. Większość darmowych aplikacji to gloryfikowane notatniki. Brakuje im raportów, historii, uprawnień dla wielu użytkowników.
System online z QR - pełna kontrola. Skanowanie telefonem, historia wydań, automatyczne powiadomienia, raporty. Koszt: kilkaset złotych miesięcznie. Zwraca się przy pierwszym narzędziu, które dzięki niemu nie zaginęło. Jeśli nie wiesz od czego zacząć, sprawdź jak wybrać system ewidencji narzędzi dopasowany do Twojej firmy.
Jeśli masz powyżej 80 narzędzi i więcej niż 5 pracowników - Excel to za mało. Sprawdziłem to na przykładach dziesiątek firm. Arkusz zaczyna żyć własnym życiem, wersje się mnożą, nikt nie wie która jest aktualna.
Jeśli po inwentaryzacji chcesz utrzymać porządek i śledzić narzędzia kodami QR na bieżąco — sprawdź Toolero. 14 dni za darmo, bez karty kredytowej.
Jak utrzymać porządek po inwentaryzacji
Inwentaryzacja to start, nie finisz. Bez planu na kolejne miesiące wrócisz do punktu wyjścia.
Zasada 1: Każde nowe narzędzie od razu do systemu. Kupiłeś nową szlifierkę? Zanim trafi na budowę - numer inwentarzowy, zdjęcie, oznaczenie QR. Pięć minut. Jeśli odłożysz to na "później" - "później" nigdy nie nastąpi.
Zasada 2: Kwartalna weryfikacja. Raz na 3 miesiące sprawdź listę. Porównaj system z rzeczywistością. Zajmuje to 2-3 godziny, ale wyłapuje problemy zanim urosną.
Zasada 3: Jeden odpowiedzialny. Wyznacz osobę, która pilnuje ewidencji. Nie "wszyscy" - "wszyscy" to nikt. Konkretna osoba, konkretna odpowiedzialność. Magazynier, kierownik, administrator - ktokolwiek, ale jeden.
Zasada 4: Procedura wydań. Każde narzędzie wychodzące z magazynu musi być zarejestrowane. Skan QR, kliknięcie "pobieram" - 3 sekundy. Bez wyjątków, bez "oddaję za chwilę więc nie skanuję".
Co zrobił Kuba po inwentaryzacji
Kuba, ten z 47 000 zł strat, potrzebował dwóch weekendów. Pierwszy na inwentaryzację. Drugi na oznaczenie wszystkiego kodami QR i wpisanie do systemu.
Od tego czasu minął rok. Ostatnia inwentaryzacja kwartalna pokazała rozbieżność: 1 narzędzie do naprawy, które pracownik nie zgłosił. Wartość: 450 zł. Porównaj to z 47 000 zł rok wcześniej.
Kuba mówi, że najtrudniejszy był ten pierwszy weekend. Stanąć twarzą w twarz z liczbą, która boli. Ale dodaje: "Wolę wiedzieć i działać niż nie wiedzieć i tracić."
Twoja firma pewnie też ma swoją liczbę. Pytanie brzmi - wolisz ją poznać teraz, czy za kolejny rok strat?
