Ewa prowadzi wypożyczalnię sprzętu pod Gdańskiem. W marcu wypożyczyła zagęszczarkę za 22 000 zł firmie remontowej. Umowa? Kartka A4 z datą, nazwą sprzętu i podpisem klienta. "Wystarczy" - myślała.
Zagęszczarka wróciła po trzech tygodniach z pękniętą płytą wibracyjną. Naprawa: 4 800 zł. Ewa zadzwoniła do klienta. "Tak już było" - usłyszała. "Zagęszczarka miała tę rysę jak ją braliśmy."
Nie miała. Ale Ewa nie mogła tego udowodnić. W umowie nie było opisu stanu technicznego. Nie było zdjęć. Nie było zapisu o odpowiedzialności za uszkodzenia. Nie było nawet numeru seryjnego.
4 800 zł za lekcję, która powinna kosztować zero.
Po co w ogóle umowa, skoro "i tak się zna klientów"
Większość wypożyczalni zaczyna jak Ewa - na zaufaniu. Klient podpisuje coś na kartce, bierze sprzęt, oddaje. Działa, dopóki nie przestanie działać.
A przestaje przy pierwszym poważnym uszkodzeniu, przy pierwszym niezwróconym narzędziu, przy pierwszym kliencie który powie "to nie moja wina".
Umowa nie jest wyrazem braku zaufania. Jest dowodem w sądzie, gdy zaufanie zawiedzie. I jest dokumentem, który sprawia, że do sądu zwykle nie dochodzi - bo obie strony wiedzą na czym stoją.
Bez pisemnej umowy nie udowodnisz: stanu sprzętu przy wydaniu, terminu zwrotu, odpowiedzialności klienta za uszkodzenia, wysokości kaucji. Sąd bez dokumentów oddali pozew. Klient bez umowy powie "nie pamiętam" - i będzie miał prawo.
8 zapisów, które muszą być w każdej umowie
1. Dokładna identyfikacja sprzętu
Nie "zagęszczarka" - to mógłby być dowolny sprzęt. "Zagęszczarka płytowa Wacker Neuson DPU 2560H, nr seryjny WN-2560-4478, nr inwentarzowy ZAG-015, rok produkcji 2023."
Im dokładniej opiszesz sprzęt, tym trudniej klientowi powiedzieć "to nie ten". Numer seryjny jest kluczowy - to jedyny niepowtarzalny identyfikator.
2. Stan techniczny przy wydaniu
To zapis, który uratował Ewę po tej lekcji za 4 800 zł. Teraz każda jej umowa zawiera: "Stan techniczny przy wydaniu: sprawny, bez uszkodzeń mechanicznych / z następującymi uszkodzeniami: [lista]."
Lepiej niż opis pisemny działają zdjęcia. Dołącz 3-4 zdjęcia sprzętu do umowy - przód, tył, panel sterowania, kabel/podzespoły. Klient podpisuje, że stan na zdjęciach odpowiada rzeczywistości.
3. Okres wynajmu i stawka
Data wydania, planowana data zwrotu, stawka (dzienna/tygodniowa/miesięczna), sposób naliczania za przedłużenie. Stawki warto ustalić na podstawie realnych danych - o tym jak to zrobić piszemy w poradniku o wycenie cennika wypożyczalni. Bez tego klient oddaje kiedy chce, a Ty nie masz podstaw do naliczenia dodatkowej opłaty.
Kluczowy zapis: "Każda rozpoczęta doba ponad umówiony termin jest naliczana według stawki dziennej × 1,5." Klient wie, że opóźnienie kosztuje.
4. Kaucja - kwota, forma, warunki zwrotu
"Kaucja w wysokości [kwota] zł wpłacona gotówką / zablokowana na karcie. Kaucja zostanie zwrócona w pełni po zwrocie sprzętu w stanie niepogorszonym. W przypadku uszkodzeń kaucja zostanie pomniejszona o koszt naprawy."
Dodaj: "Jeśli koszt naprawy przekracza kaucję, Wypożyczający zobowiązuje się do pokrycia różnicy w terminie 14 dni."
Bez tego zapisu kaucja jest górnym limitem Twojej ochrony. Klient uszkadza sprzęt za 8 000 zł, kaucja wynosi 3 000 zł - tracisz 5 000 zł.
5. Odpowiedzialność za uszkodzenia
"Wypożyczający odpowiada za wszelkie uszkodzenia sprzętu powstałe w okresie wynajmu, chyba że udowodni, że uszkodzenie powstało z przyczyn od niego niezależnych."
Ciężar dowodu po stronie klienta. To standard prawny (art. 471 Kodeksu cywilnego), ale warto go zapisać wprost - bo nie każdy klient zna prawo.
Rozróżnij w umowie "normalne zużycie eksploatacyjne" od "uszkodzenia". Stępiony tarcz szlifierki po tygodniu pracy to normalne zużycie. Pęknięta obudowa - nie. Zapis: "Wypożyczający nie odpowiada za normalne zużycie eksploatacyjne wynikające z prawidłowego użytkowania zgodnie z przeznaczeniem."
6. Zasady użytkowania
"Sprzęt będzie używany wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem i instrukcją producenta. Zabrania się: podnajmu, użyczenia osobom trzecim, demontażu, modyfikacji, użytkowania przez osoby bez wymaganych uprawnień."
Ten zapis eliminuje sytuacje typu: klient wynajmuje wiertnicę i daje ją swojemu podwykonawcy. Podwykonawiec psuje. Klient mówi: "to nie ja używałem". Z tym zapisem - nie ma znaczenia kto używał. Odpowiada ten, kto podpisał umowę.
7. Procedura zwrotu
"Zwrot następuje w siedzibie Wypożyczalni w godzinach [X-Y]. Sprzęt zwracany jest w stanie czystym, kompletnym, z wszystkimi akcesoriami wymienionymi w protokole wydania. Strony wspólnie dokonują oględzin sprzętu i podpisują protokół zwrotu." O tym jak wdrożyć całą procedurę zwrotów pisaliśmy w poradniku o prowadzeniu wypożyczalni sprzętu budowlanego.
Kluczowe: "wspólne oględziny". Nie akceptuj sytuacji, gdy klient zostawia sprzęt pod drzwiami. Musisz sprawdzić stan przy kliencie - potem jest za późno.
8. Dane klienta i kontakt
Pełne dane: imię i nazwisko / nazwa firmy, NIP, adres, telefon, numer dowodu osobistego (dla osób fizycznych). Przy firmach - dane osoby upoważnionej do odbioru.
Bez tych danych nie wyślesz wezwania do zapłaty, nie zgłosisz na policję, nie złożysz pozwu. Klient "Jan z budowy" jest nie do odszukania.
Protokół wydania i zwrotu - osobny dokument
Umowa określa warunki. Protokół dokumentuje fakty - stan sprzętu w momencie wydania i zwrotu.
Protokół wydania zawiera:
- Datę i godzinę
- Stan techniczny (opis + zdjęcia)
- Kompletność (akcesoria, kable, walizka)
- Podpis obu stron
Protokół zwrotu - to samo, plus porównanie ze stanem wydania. "Przy wydaniu: brak uszkodzeń. Przy zwrocie: rysa 5 cm na obudowie lewej strony. Klient potwierdza / nie zgadza się."
Papierowy protokół działa, ale gubi się. Cyfrowy protokół w systemie ewidencji jest trwalszy: zdjęcia przy wydaniu i zwrocie powiązane z konkretnym wypożyczeniem, podpis klienta na tablecie, automatyczny zapis daty i godziny. Nie do podważenia.
Co zrobić, gdy klient nie oddaje sprzętu
Umowa powinna zawierać procedurę eskalacji:
Dzień 1 po terminie: SMS / telefon - przypomnienie. Większość klientów po prostu zapomniała lub nie zdążyła. Grzeczny kontakt rozwiązuje 80% przypadków.
Dzień 3: Pisemne wezwanie (e-mail + SMS) z informacją o naliczaniu opłat za przedłużenie.
Dzień 7: Formalne wezwanie do zwrotu z wyznaczeniem ostatecznego terminu (np. 3 dni). Informacja o konsekwencjach prawnych.
Dzień 14: Zgłoszenie na policję (przywłaszczenie mienia, art. 284 KK) lub pozew cywilny o wydanie rzeczy i odszkodowanie.
Z umową i protokołem wydania masz komplet dokumentów. Bez nich policja nawet nie przyjmie zgłoszenia.
System ewidencji jako wsparcie prawne
System ewidencji online nie zastępuje umowy, ale ją wzmacnia. Automatycznie dokumentuje: kiedy sprzęt został wydany, komu, w jakim stanie (zdjęcia), kiedy miał wrócić, czy wrócił na czas.
W przypadku sporu te dane są trudne do podważenia. System rejestruje czas i użytkownika - klient nie powie "nie brałem tego" gdy w systemie widnieje jego skan QR z datą i godziną.
Dla Ewy system zmienił sposób pracy. Każde wydanie: skan kodu, 4 zdjęcia, podpis klienta na ekranie. Trwa 3 minuty. Każdy zwrot: skan, zdjęcia, porównanie automatyczne. Sporów o "tak już było" - zero od wdrożenia.
Jeśli chcesz cyfrowo rejestrować wydania, zwroty i stan sprzętu ze zdjęciami zamiast papierowych protokołów — sprawdź Toolero. 14 dni za darmo, bez karty kredytowej.
Co zrobiła Ewa po stracie 4 800 zł
Ewa zamówiła umowę u prawnika. Koszt: 800 zł. Dodała protokoły wydania i zwrotu ze zdjęciami. Wdrożyła system ewidencji z cyfrową dokumentacją.
Od tego czasu minął rok. Jeden klient próbował zakwestionować uszkodzenie. Ewa pokazała zdjęcia z wydania i zwrotu. Klient zapłacił za naprawę bez dyskusji.
"800 zł za umowę i 200 zł miesięcznie za system" - podsumowuje Ewa. "Kontra 4 800 zł za jedną zagęszczarkę bez dokumentów. Najlepsza inwestycja w historii mojej firmy."
Masz umowę wypożyczenia? Jeśli zajmuje mniej niż jedną stronę A4 - prawdopodobnie nie chroni Cię przed niczym. Warto to sprawdzić zanim sprawdzi to za Ciebie klient z uszkodzonym sprzętem.
