Ile zarabia u Ciebie zagęszczarka, a ile wiertarka udarowa? Jeśli odpowiedź brzmi „chyba podobnie”, Twój cennik wypożyczalni narzędzi powstał najpewniej „na oko”. Przykład niżej pokazuje, jak różnie mogą zarabiać maszyny, które stoją na tej samej półce.
Odpowiedź da się policzyć w czterech krokach: próg rentowności każdej maszyny, porównanie z cennikami w okolicy, rabat za tydzień i miesiąc, a na końcu wzór, w który wstawisz własne koszty. Stawki z prawdziwych cenników mają w tekście źródło, a kwoty w przykładach są liczone netto.
Dla kogo te dane
Jeśli prowadzisz wypożyczalnię sprzętu budowlanego z 20-200 pozycjami, te kalkulacje są dla Ciebie. Działają zarówno dla jednoosobowej wypożyczalni pod miastem, jak i dla firmy z trzema punktami.
Kluczowe założenie: pracujesz na polskim rynku, kupujesz sprzęt nowy lub z krótkiego poleasingu, Twoi klienci to firmy remontowe, budowlane i drobni wykonawcy. Jeśli Twój model to podwynajem od dystrybutora - struktura kosztów będzie inna.
Nie znasz realnych kosztów serwisu swojego sprzętu? Zbierz je, zanim ustalisz cennik, bo bez nich próg rentowności niżej wyjdzie zaniżony. Jak kontrolować zwroty i unikać błędów, które kosztują wypożyczalnię pieniądze, opisujemy w poradniku o prowadzeniu wypożyczalni sprzętu budowlanego.
Ile musi zarobić każda maszyna: próg rentowności
Próg rentowności to cena, poniżej której tracisz pieniądze. Każdy sprzęt ma inny próg, bo ma inne koszty. Policzmy na przykładzie trzech maszyn: ceny zakupu, żywotność, koszty i obłożenie to założenia, w miejsce których wstawisz własne liczby. Obłożenie, czyli wskaźnik wykorzystania sprzętu, weź z własnej ewidencji, a nie z nadziei.
| Pozycja kosztowa | Zagęszczarka (18 000 zł) | Wiertarka udarowa (3 500 zł) | Laser niwelacyjny (6 000 zł) |
|---|---|---|---|
| Żywotność (miesiące) | 48 | 36 | 60 |
| Amortyzacja / mies. | 375 zł | 97 zł | 100 zł |
| Serwis roczny (% wartości) | 12% | 10% | 5% |
| Serwis / mies. | 180 zł | 29 zł | 25 zł |
| Ubezpieczenie / mies. | 75 zł | 15 zł | 25 zł |
| Magazyn + obsługa / mies. | 100 zł | 50 zł | 40 zł |
| Transport / mies. | 250 zł | 0 zł | 0 zł |
| Koszt miesięczny razem | 980 zł | 191 zł | 190 zł |
| Realistyczne obłożenie (dni/mies.) | 15 | 18 | 10 |
| Próg dzienny (koszt / obłożenie) | 65 zł | 11 zł | 19 zł |
Doliczyć trzeba też koszty zaginionego i uszkodzonego sprzętu, które potrafią zaskoczyć nawet doświadczonych właścicieli.
Która maszyna naprawdę zarabia
Zagęszczarka za 120 zł/dzień wygląda na dobrą cenę - ale dopiero po odjęciu 65 zł kosztów zostaje 55 zł zysku. Przy 15 dniach obłożenia to 825 zł marży miesięcznie. Wiertarka za 50 zł/dzień przy progu 11 zł daje 702 zł marży na 18 dniach. Procentowo wiertarka zarabia lepiej.
Laser to pułapka. Niski koszt serwisu, ale obłożenie 10 dni w miesiącu. Próg 19 zł/dzień jest niski - ale wolnych 20 dni to zamrożony kapitał 6 000 zł.
Policzmy jeszcze zakup: masz 55 000 zł na rozbudowę floty. Za tyle kupisz 15 wiertarek udarowych po 3 500 zł (52 500 zł) albo 3 zagęszczarki po 18 000 zł (54 000 zł). Przy stawkach z pierwszego przykładu (120 i 50 zł) wiertarki dadzą 10 530 zł miesięcznie (15 × 702 zł), a zagęszczarki 2 475 zł (3 × 825 zł), ale tylko wtedy, gdy znajdziesz klientów dla piętnastu wiertarek naraz.
Pomyśl o ekipie, która dzwoni wieczorem, bo rano potrzebuje zagęszczarki. Dla niej 10 zł różnicy w stawce znaczy mniej niż maszyna, która rano będzie sprawna i gotowa do odbioru. Zanim obniżysz cenę, sprawdź, ile razy w ostatnim miesiącu odmówiłeś klientowi, bo maszyna była wynajęta albo w serwisie.
Ile biorą inne wypożyczalnie: stawki z czterech cenników
Próg mówi, poniżej jakiej ceny tracisz. Górną granicę wyznacza rynek, dlatego w tabeli są stawki z cenników wypożyczalni z Warszawy, Balina i Jasła oraz z sieci Renta, stan na 7 października 2026. Gdy cennik nie mówi, czy kwota jest netto, czy brutto, w tabeli jest sama kwota.
| Sprzęt | Wypożyczalnia | Doba | Dłuższy najem | Kaucja |
|---|---|---|---|---|
| Zagęszczarka 86 kg | Warszawa | 70 zł netto | 54 zł netto za dobę powyżej 7 dni | 600 zł |
| Zagęszczarka 88 kg | Renta | 134 zł netto | brak w cenniku | brak w cenniku |
| Zagęszczarka 100 kg | Jasło | 100 zł | brak w cenniku | brak w cenniku |
| Zagęszczarka 102 kg | Balin | 90 zł | 450 zł za tydzień | 600 zł (400 zł dla stałych klientów) |
| Młot wyburzeniowy 10,1 kg | Warszawa | 80 zł netto | 63 zł netto za dobę powyżej 7 dni | 800 zł |
| Młot wyburzeniowy 18 kg | Balin | 100 zł | 500 zł za tydzień | 800 zł (600 zł dla stałych klientów) |
| Młot wyburzeniowy | Jasło | 120 zł | brak w cenniku | brak w cenniku |
| Laser krzyżowy | Balin | 40 zł | 200 zł za tydzień | 150 zł |
| Agregat malarski | Warszawa | 98 zł netto | 78 zł netto za dobę powyżej 7 dni | 800 zł |
Zagęszczarka 86-102 kg kosztuje w czterech cennikach od 70 do 134 zł za dobę, a obie skrajne stawki są netto, więc najdroższa wypożyczalnia bierze prawie dwa razy więcej niż najtańsza. Przy progu 65 zł z przykładu wyżej stawka 70 zł zostawia 5 zł na dobę, a stawka 134 zł zostawia 69 zł.
Jak porównywać się z cennikami konkurencji
Kwota brutto jest o 23% wyższa od netto: w Warszawie zagęszczarka za 70 zł netto kosztuje klienta 86,10 zł brutto. Cenniki z Jasła i Balina nie mówią, czy podają netto, czy brutto, więc przed porównaniem zapytaj albo przyjmij gorszy dla siebie wariant, bo próg liczysz w netto. Którą stawkę VAT doliczyć do wynajmu, opisujemy w tekście o VAT w wypożyczalni sprzętu.
Elektronarzędzia wynajmuje się taniej, niż zakłada przykład: wiertarka udarowa kosztuje w Jaśle 40 zł za dobę, a w Balinie model 750 W 25 zł, podczas gdy przykład liczy 50 zł. Przy 40 zł i progu 11 zł marża z 18 dni spada z 702 do 522 zł, więc rachunek zakupu 15 wiertarek z pierwszej części policz jeszcze raz po stawkach ze swojej okolicy. Porównuj przy tym model z modelem, bo wiertarka 750 W to lżejsza klasa niż maszyna za 3 500 zł.
Co z tego wynika dla Twojego cennika? Stawkę dobową ustaw między ceną minimalną ze wzoru na końcu tekstu a górą widełek w okolicy. Jeśli konkurencja bierze mniej niż Twój próg, nie schodź do jej ceny, tylko sprawdź koszty i obłożenie tej maszyny.
Stawka tygodniowa, weekendowa i miesięczna: ile rabatu dać
Długi wynajem to mniej wydań i mniej pustych dni między klientami, więc rabat za niego się opłaca. Dwa z czterech cenników pokazują go wprost, każdy w inny sposób.
W Balinie tydzień kosztuje pięć stawek dobowych przy każdej maszynie z tabeli: zagęszczarka 102 kg 90 zł i 450 zł, młot 18 kg 100 zł i 500 zł, laser 40 zł i 200 zł. Klient płaci za 5 dni, a ma sprzęt przez 7.
Warszawska wypożyczalnia obniża stawkę za dobę wraz z długością najmu: zagęszczarka kosztuje 70 zł za jedną dobę, 60 zł za dobę przy 2-7 dniach i 54 zł powyżej 7 dni, czyli o 14% i o 23% mniej. Tydzień wychodzi tam 420 zł (7 × 60 zł), czyli sześć stawek dobowych.
Miesięcznej stawki nie publikuje żaden z czterech cenników. Ze stopniowanej stawki z Warszawy wychodzi 1 620 zł netto za 30 dni zagęszczarki (30 × 54 zł), czyli tyle, ile 23 doby po 70 zł.
Weekend to osobna pozycja w cenniku. W Balinie trwa od piątku 16:00 do poniedziałku 9:00 i za zagęszczarkę 102 kg kosztuje 150 zł, a w Warszawie trwa od piątku 15:00 do poniedziałku 9:00 i kosztuje 90 zł netto. Klient ma sprzęt przez 65-66 godzin, a płaci 1,3-1,7 stawki dobowej (150 zł to 1,7 × 90 zł, a 90 zł to 1,3 × 70 zł).
Trzy sposoby liczenia dłuższego najmu
Ten sam klient zapłaci za ten sam sprzęt różne kwoty, zależnie od tego, jak policzysz dłuższy najem. Porównajmy trzy modele na przykładzie szlifierki kątowej ze stawką 70 zł netto za dobę.
| Długość najmu | Każda doba po 70 zł | Stawka stopniowana: 70, 60 i 54 zł za dobę | Pakiety: doba 70 zł, tydzień 350 zł |
|---|---|---|---|
| 1 doba | 70 zł | 70 zł | 70 zł |
| 3 doby | 210 zł | 180 zł | 210 zł |
| 6 dób | 420 zł | 360 zł | 350 zł (tydzień) |
| 12 dób | 840 zł | 648 zł | 700 zł (tydzień i 5 dób) |
| 22 doby | 1 540 zł | 1 188 zł | 1 120 zł (3 tygodnie i doba) |
Stała stawka dobowa daje najwięcej z pojedynczego wynajmu, ale przy 22 dobach klient zapłaci u Ciebie 1 540 zł, a u konkurencji ze stawką stopniowaną 1 188 zł. Na takiej różnicy tracisz długie wynajmy, czyli te, które najmniej kosztują w obsłudze.
Stawka stopniowana obniża cenę płynnie, więc klient nie kombinuje z datami. Pakiety łatwiej wytłumaczyć przez telefon, ale tworzą progi: klient na 5 dób zapłaci 350 zł, tyle samo co za tydzień, więc weźmie tydzień i odda sprzęt później.
W Toolero stawki ustawisz w cenniku dla wypożyczalni jako drabinkę (doba, tydzień, dwa tygodnie, miesiąc albo jednostki własne), w której każda dłuższa jednostka jest tańsza w przeliczeniu na dobę, z trybem netto albo brutto. Jeśli tydzień za 5 stawek tworzy u Ciebie próg przy 5 dobach, ustaw go na 6 stawek, jak wychodzi w cenniku z Warszawy.
Czym jest doba i ile rabatu dać
W każdym modelu zapisz w umowie wypożyczenia, czym jest doba, bo o to toczą się spory: „oddaję o 9:00, wziąłem o 8:00, to za drugi dzień nie płacę”. Najprościej: wydanie o 8:00 to zwrot do 8:00 następnego dnia, a każda rozpoczęta doba to pełna doba.
- Tydzień: 5-6 stawek dobowych (tyle wychodzi w Balinie i w Warszawie).
- Weekend: 1,3-1,8 stawki dobowej (od 1,3 w Warszawie do 1,8 za młot w Balinie).
- Miesiąc: około 20-23 stawek dobowych, ale nie mniej niż koszt miesięczny maszyny × 1,3. To cena minimalna z wzoru niżej razy liczba dni, które maszyna zwykle pracuje w miesiącu; dla zagęszczarki z przykładu 1 274 zł (980 zł × 1,3).
Kaucja: ile pobierają wypożyczalnie
Kaucje w tabeli wyżej to 150-800 zł, czyli ułamek wartości maszyny. Kaucja 600 zł za zagęszczarkę to 3,3% ceny zagęszczarki za 18 000 zł z przykładu.
W Balinie niską kaucję równoważą warunki: klient spoza okolicy wpłaca 200% kaucji z cennika, a przy więcej niż dwóch urządzeniach kaucja równa się wartości narzędzia. Stali klienci mają tam przy wybranych urządzeniach kaucję obniżoną.
Masz więc dwie drogi: niską kaucję i dokładne sprawdzanie klientów albo kaucję bliską wartości sprzętu dla nowych klientów. Jak kaucję przyjmować, rozliczać i zwracać, opisujemy w poradniku o zarządzaniu kaucjami w wypożyczalni.
Czego nie robić z cennikiem
Nie kopiuj konkurencji na ślepo. Nie znasz jej kosztów. Może ma tańszy magazyn albo nowszy sprzęt, więc Twój cennik musi wynikać z Twoich kosztów, nie z cudzych.
Nie dawaj rabatów „bo klient prosi”. Każdy klient prosi o rabat. Daj go za coś: za wynajem na miesiąc, za regularne zlecenia albo za polecenie nowego klienta.
Nie obniżaj, gdy sprzęt stoi. Pusty sprzęt kusi obniżeniem ceny. Ale jeśli obniżysz dziś, jutro stały klient zapyta dlaczego on płaci więcej. Lepiej zainwestuj w widoczność - ogłoszenia, Google Maps, polecenia.
Nie zapominaj o kosztach ukrytych. Czas na telefonie z klientem, wystawienie faktury, czyszczenie sprzętu po zwrocie, dojazd po narzędzie, którego klient „nie może przywieźć”. Wlicz je w pozycję „magazyn + obsługa” w koszcie miesięcznym.
Przykład liczbowy: cennik przed i po trzech miesiącach ewidencji
Weźmy wymyśloną wypożyczalnię, która przez 3 miesiące prowadzi ewidencję, a potem zmienia cennik na podstawie zebranych danych. Liczby w tabeli to założenia, nie wyniki prawdziwej firmy.
| Parametr | Przed (cennik „na oko”) | Po (cennik oparty na danych) | Zmiana |
|---|---|---|---|
| Średnia marża netto | 22% | 38% | +16 p.p. |
| Przychód miesięczny | 14 200 zł | 16 750 zł | +18% |
| Liczba wynajmów / mies. | 87 | 84 | -3% |
| Zagęszczarka - cena/dzień | 90 zł | 100 zł (+11%) | 90 zł było poniżej ceny docelowej 97,50 zł |
| Laser - cena/dzień | 120 zł | 100 zł (-17%) | Niski serwis, potrzeba wyższego obłożenia |
| Szlifierka - cena/dzień | 70 zł | 70 zł (bez zmian) | Popyt i marża bez zastrzeżeń |
W tym przykładzie przychód rośnie, bo ceny idą w górę szybciej, niż spada liczba wynajmów (zakładamy spadek tylko o 3%). W prawdziwej firmie podwyżka może kosztować więcej klientów, więc sprawdzaj ją na kilku pozycjach naraz, a nie na całym cenniku.
Laser w tym przykładzie to laser niwelacyjny za 6 000 zł z pierwszej tabeli. Laser krzyżowy z tabeli cenników to tańsza klasa sprzętu, stąd jego 40 zł za dobę.
Po 3 miesiącach z systemem ewidencji będziesz wiedzieć: ile dni w miesiącu każde narzędzie jest wynajmowane, jaki jest realny koszt serwisu na pozycję, którzy klienci wracają (i których warto premiować rabatem), które narzędzia warto dokupić, a które sprzedać.
Policz to dla swojej firmy: gotowy wzór
Wzór działa dla każdej maszyny we flocie. Wszystkie kwoty wpisuj netto:
- Koszt miesięczny = (cena zakupu / żywotność w miesiącach) + (serwis roczny / 12) + ubezpieczenie + magazyn i obsługa + transport
- Próg dzienny = koszt miesięczny / realistyczne obłożenie (dni w miesiącu)
- Cena minimalna = próg dzienny × 1,3 (30% narzutu na koszt)
- Cena docelowa = próg dzienny × 1,5-2,0 (50-100% narzutu), sprawdzona z cennikami trzech wypożyczalni w okolicy
- Tydzień = stawka dobowa × 5-6, weekend = stawka dobowa × 1,3-1,8
- Miesiąc = stawka dobowa × 20-23, ale nie mniej niż koszt miesięczny × 1,3
Policzmy to dla zagęszczarki z przykładu: próg 65 zł, cena minimalna 84,50 zł, cena docelowa 97,50-130 zł. Zagęszczarki z tabeli kosztują 70-134 zł za dobę, więc 100 zł netto (123 zł brutto) stawia Cię w środku rynku z marżą 35 zł na dobę. Tydzień kosztuje wtedy 500-600 zł, weekend 130-180 zł, a miesiąc 2 000-2 300 zł, wyraźnie powyżej minimum 1 274 zł.
Jeśli Twoja aktualna cena jest poniżej progu dziennego - tracisz pieniądze na każdym wynajmie. Jeśli jest między progiem a ceną minimalną - zarabiasz, ale nie pokrywasz ryzyka. Dopiero powyżej ceny minimalnej masz bufor na nieprzewidziane koszty.
Cennik to nie jest kartka na ścianie. To dokument, który powinien się zmieniać co kwartał. Ale żeby go zmieniać mądrze - potrzebujesz danych. Bez danych to zgadywanka.
Poznaj realne koszty swojego sprzętu
Toolero śledzi wynajmy, koszty serwisu i obłożenie każdego narzędzia. Dane do lepszych decyzji cenowych. 7 dni za darmo.
