Kto ma firmowy sprzęt? Jak sprawdzić program do ewidencji

Poniedziałek, siódma rano, magazyn firmy instalacyjnej. Brakuje wiertarki udarowej, a Kamil z drugiej ekipy mówi, że oddał ją w piątek. Magazynier pamięta, że w piątek nikt nic nie oddawał. Kto ma rację?

Jeśli szukasz programu do ewidencji, to właśnie na to pytanie ma odpowiedzieć. Nie „gdzie jest wiertarka”, tylko kto ją miał, od kiedy i kto ją przyjął z powrotem.

Krótka odpowiedź: dobry program do ewidencji sprzętu wydawanego pracownikom zapisuje każde wydanie i każdy zwrot jako osobne zdarzenie, z osobą, datą i konkretnym egzemplarzem. Program, który ma tylko pole „osoba odpowiedzialna” na karcie sprzętu, pokazuje stan na dziś i nic poza tym. Niżej pięć pytań, którymi sprawdzisz różnicę przed zakupem, porównanie obu podejść i plan startu.

Pięć pytań do programu do ewidencji, zanim go kupisz

Ogólne kryteria wyboru, czyli cenę, uprawnienia czy raporty, omawiamy w poradniku jak wybrać system do ewidencji narzędzi. Tu zostajemy przy jednym: wydawaniu sprzętu ludziom. Zadaj sprzedawcy albo sobie na koncie próbnym te pytania:

1. Czy każde wydanie i zwrot to osobny zapis? Z tym, kto odebrał, kto wydał, kiedy i który egzemplarz (numer seryjny, nie „wiertarka, 1 szt.”).
2. Czy na jednym ekranie zobaczę, co ma dana osoba? Bez filtrowania arkusza i bez dzwonienia do brygadzisty.
3. Co program robi, gdy pracownik odchodzi? Czy jego historia zostaje, a lista tego, co ma, da się rozliczyć sztuka po sztuce?
4. Czy wydam sprzęt telefonem przy regale? Ze skanem kodu, a nie przy biurku po fakcie.
5. Jak wprowadzę to, co już jest w rękach ludzi? Import listy sprzętu to połowa startu. Druga połowa to przypisanie tego, co dziś jeździ w busach.

Rozwijamy je niżej. Na pierwsze odpowiedź „nie” w praktyce przekreśla program, reszta zależy od Twojej firmy.

Zeszyt, Excel i program w sporze o oddaną wiertarkę

Wróćmy do Kamila. Ta sama sytuacja kończy się zupełnie inaczej w zależności od tego, gdzie firma prowadzi ewidencję.

Zeszyt w magazynie. Jest wpis z wydania sprzed dwóch tygodni, nie ma wpisu ze zwrotu. Kamil mówi, że magazynier zapomniał zapisać. Magazynier mówi, że Kamil nie oddał. Słowo przeciw słowu.

Excel. W kolumnie „u kogo” wiertarka ma pustą komórkę, więc ktoś ją wyczyścił. Kto i kiedy? Excel w chmurze i Arkusze Google pamiętają wersje pliku, ale szukanie jednej zmiany w jednej komórce mało komu się chce. Szerzej o tym, gdzie arkusz się kończy, piszemy w porównaniu Excela i programu do ewidencji.

Program z historią wydań. Otwierasz kartę wiertarki: wydana Kamilowi dwa tygodnie temu przez Adama. Jeśli jest zwrot z piątku przyjęty przez Pawła, sprawa zamknięta w minutę i szukasz wiertarki gdzie indziej, a nie u Kamila.

Jeśli zwrotu nie ma, program sam sporu nie rozstrzygnie. Kamil dalej może powiedzieć, że oddał, a nikt tego nie zapisał. Zmienia się co innego: zapisu nie da się po cichu wyczyścić jak komórki w arkuszu, każdy zwrot ma nazwisko osoby, która go przyjęła, a w niektórych programach pracownik może sam zgłosić zwrot i wtedy ma własny ślad.

Sprzęt oddany bez rejestracji dalej kończy się sporem. Dlatego przy droższym sprzęcie pracownik podpisuje odbiór i zwrot albo protokół, o czym więcej w tekście o protokole wydania narzędzi pracownikowi.

Pole „osoba” czy historia wydań: dwa rodzaje programów

Programy, które wyskakują na hasło „program do ewidencji”, dzielą się z grubsza na dwie grupy. Różnicę widać dopiero wtedy, gdy sprzęt kilka razy zmieni ręce.

Program z polem „osoba odpowiedzialna”

Tak działa wiele programów do ewidencji majątku i środków trwałych, o których wyborze piszemy w tekście o programie do zarządzania aktywami w małej firmie. Karta sprzętu ma pole „przypisane do” albo „osoba odpowiedzialna”. Gdy laptop przechodzi od Ani do Marka, ktoś zmienia nazwisko w polu i zapisuje.

Zalety: prosto, szybko się wdraża, wystarcza do sprzętu, który rzadko zmienia właściciela, jak laptop przypisany na trzy lata albo samochód służbowy.

Wady: nowe nazwisko nadpisuje stare. Nie wiesz, kto miał sprzęt przed obecną osobą, od kiedy go ma ani kto go wydał. Jeśli program prowadzi dziennik zmian, odpowiedź zwykle jest w nim, ale jako „pole zmienione przez”, a nie jako wydanie i zwrot.

Program z wydaniami i zwrotami

Tu przekazanie sprzętu to dokument albo zdarzenie: wydanie (komu, kto wydał, kiedy, które sztuki, czasem termin zwrotu) i zwrot (kto przyjął, w jakim stanie). Aktualny stan „u kogo” program wylicza z tych zdarzeń.

Zalety: pełna historia każdej sztuki i każdej osoby, zwroty częściowe, termin zwrotu i przypomnienia. Widzisz też sprzęt, który ktoś „ma od zawsze”, bo wydanie z marca dalej jest otwarte.

Wady: każde przekazanie trzeba zarejestrować. Jeśli ludzie wymieniają się sprzętem na budowie bez magazynu, zapis rozjeżdża się z rzeczywistością tak samo jak w zeszycie. Program nie zastąpi zasady, że sprzęt zmienia ręce przez wydanie.

Co ma przy sobie jedna osoba

Pytanie numer dwa rozróżnia oba rodzaje programów najszybciej. W programie z polem „osoba” lista rzeczy pracownika to wynik filtra po nazwisku: zobaczysz, co ma dziś, ale nie od kiedy. W programie z wydaniami karta osoby pokazuje otwarte wydania z datami i jej historię, więc od razu widać, że szelki wzięte w marcu nigdy nie wróciły na przegląd.

Wydanie przez skan kodu QR a ręczny wpis

Pytanie numer cztery wygląda na kwestię wygody. W praktyce decyduje o tym, czy zapis w ogóle powstanie, gdy o 6:45 przy wydawce stoi pięć osób.

Ręczny wpis to wyszukanie sprzętu na liście, wybranie właściwej sztuki i osoby. Policzmy na przykładzie: jeśli ręczne wyszukanie i zapis jednej sztuki zajmują 30 sekund, a skan 5 sekund, to przy 40 wydaniach i zwrotach dziennie różnica wynosi około 17 minut dziennie. Twoje czasy mogą być inne, więc zmierz je na koncie próbnym.

Ważniejszy od minut jest egzemplarz. Załóżmy, że firma ma sześć takich samych wkrętarek, a przy ręcznym wpisie magazynier klika pierwszą z listy. Po miesiącu historia pokazuje wkrętarkę, która nigdy nie wyszła z regału. Skan kodu naklejonego na obudowę zapisuje dokładnie tę sztukę, którą pracownik trzyma w ręku. Jak oznaczyć sprzęt samemu, opisujemy w poradniku o kodach QR na narzędziach.

Nie wszystko da się okleić. Rękawice, wiertła czy opaski kablowe magazynier wydaje na ilość, więc program powinien obsługiwać też sprzęt liczony ilościowo, z ręcznie podaną ilością. Sprawdź też, czy skan działa w zwykłej przeglądarce telefonu, czy wymaga osobnego czytnika.

Co program ma zrobić, gdy pracownik odchodzi z firmy

Odejście pracownika to moment, w którym słaba ewidencja wychodzi najszybciej. Kierownik pyta: co Marek ma od nas? Program powinien odpowiedzieć listą, a nie zgadywaniem.

Przy rozliczeniu liczą się trzy rzeczy:

• lista na karcie osoby: wszystko, co jest u niej teraz, z datą wydania, także laptop, telefon służbowy i szelki, nie tylko elektronarzędzia,
• zwrot częściowy: Marek oddaje dziś cztery z pięciu rzeczy, a piąta zostaje u niego, dopóki jej nie odda albo sprawa się nie wyjaśni,
• historia zostaje po odejściu: pracownik przestaje być aktywny, ale jego wydania i zwroty dalej są w systemie, bo za pół roku ktoś zapyta, kto ostatni miał detektor gazu.

Uważaj na programy, w których jedyną opcją jest usunięcie pracownika. Razem z nim może zniknąć to, co miał. Jak rozliczyć brakujący sprzęt od strony prawa pracy, to osobny temat, opisany w artykule o odpowiedzialności materialnej pracownika za narzędzia.

Porównanie: program z polem „osoba” i program z wydaniami

Zestawienie z perspektywy firmy, w której sprzęt codziennie zmienia ręce między magazynem a ekipami.

Pytanie	Program z polem „osoba”	Program z wydaniami
Kto miał sprzęt przed obecną osobą	zwykle nie, najwyżej w dzienniku zmian	tak, każde wydanie i zwrot
Co ma dana osoba	tak, bez dat wydania	tak, z datą wydania
Zwrot części sprzętu	zmiana pola przy każdej sztuce	zwrot częściowy
Odejście pracownika	lista z pola „osoba”	lista otwartych wydań i historia
Wydanie telefonem przy regale	zależy od programu	zależy od programu, sprawdź skan
Wysiłek przy każdym przekazaniu	zmiana pola	wydanie i zwrot

Program z polem „osoba” wystarczy do laptopów przypisanych na lata. Kłopot zaczyna się, gdy tym samym narzędziem chcesz pilnować sprzętu, który codziennie wyjeżdża busami.

Jak zacząć: import listy i to, co już jest u ludzi

Wdrożenie łatwiej zatrzymać w pierwszym tygodniu niż przy wyborze programu. W magazynie leży połowa sprzętu, druga połowa jest w busach i nikt nie ma ochoty spisywać jej ręcznie.

Kolejność, która działa:

1. Wgraj listę sprzętu z arkusza. Sprawdź, czy program przyjmuje import z pliku CSV albo Excela. Przed importem uzupełnij numery seryjne, bo bez nich program nie odróżni dwóch takich samych wiertarek.
2. Oklej sprzęt w magazynie i dopiero potem resztę, gdy wraca z budów.
3. Wyznacz dzień startu. Od tego dnia nic nie wychodzi bez wydania w programie.
4. Wydaj w programie to, co już jest u ludzi. Każda ekipa przy pierwszej wizycie w magazynie pokazuje, co ma w busie, a magazynier rejestruje wydanie na konkretne osoby z datą startu.
5. Po miesiącu zrób spis z natury i porównaj z programem. Wskazówki znajdziesz w poradniku o inwentaryzacji narzędzi w firmie.

Punkt czwarty jest ważniejszy niż import. Program, który zna tylko sprzęt w magazynie, przez pierwsze tygodnie pokazuje połowę prawdy.

Werdykt: który program do ewidencji wybrać

Wybierz program z polem „osoba odpowiedzialna”, jeśli sprzęt przypisujesz na długo i rzadko zmienia właściciela: laptopy, telefony, auta służbowe.

Wybierz program z wydaniami i zwrotami, jeśli masz magazyn albo narzędziownię i kilka ekip, które codziennie biorą i oddają sprzęt. Wtedy liczy się historia, zwroty częściowe i wydanie skanem przy regale.

Toolero należy do drugiej grupy. Wydanie skanem kodu QR robisz w przeglądarce telefonu, karta pracownika pokazuje przypisany sprzęt i historię jego wydań, a lista sprzętu ma filtr „U kogo”.

Pracownik w terenie może sam zgłosić zwrot ze zdjęciami, a kierownik go przyjmuje. Uczciwie: to aplikacja w przeglądarce bez trybu offline, więc w piwnicy bez zasięgu wydania nie zapiszesz. Więcej o tym, jak działa ewidencja, przeczytasz na stronie o ewidencji narzędzi, a o etykietach na stronie o kodach QR.